Sistemas de gestão documental oferecem níveis robustos de segurança, como autenticação multifator e criptografia de dados. Isso garante que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis.
Com a implementação de tecnologias como inteligência artificial (IA) e automação, é possível simplificar tarefas manuais, como o arquivamento de novos registros e a busca por documentos específicos – o que reduz erros humanos e aumenta a eficiência.
Soluções digitais permitem que equipes médicas acessem documentos em tempo real, de qualquer dispositivo autorizado, o que é fundamental para salvar vidas em situações de emergência.
Em suma, sistemas de gestão documental ajudam a monitorar prazos de retenção de documentos e a garantir que as práticas do hospital estejam em conformidade com regulamentações locais e internacionais.
Por que fazer gestão documental hospitalar?
A gestão documental é peça fundamental para o funcionamento eficiente de hospitais e instituições de saúde. Em um setor onde decisões rápidas e precisas podem impactar diretamente na saúde e no bem-estar dos pacientes, a organização, o armazenamento e o acesso ágil a informações são cruciais. Além disso, a necessidade de cumprir regulamentações rígidas de conformidade torna a gestão documental indispensável.
Isso porque os hospitais lidam diariamente com um volume significativo de informações, como prontuários médicos, resultados de exames, prescrições, fichas de admissão, contratos e relatórios financeiros. Cada documento possui um ciclo de vida que precisa ser gerenciado, desde a criação, armazenamento e acesso até sua eventual eliminação ou arquivamento permanente.
Erros ou atrasos no acesso a informações podem levar a diagnósticos imprecisos, tratamentos inadequados, perda de tempo em momentos críticos e descumprimento de regulamentações legais, dentre tantos outros prejuízos sérios à segurança dos pacientes e à imagem do hospital.
A gestão documental em hospitais, portanto, não é apenas uma questão de eficiência administrativa. É também uma estratégia de mitigação de riscos operacionais e de melhoria na qualidade do atendimento ao paciente.
Os principais desafios na gestão documental hospitalar
Os hospitais enfrentam diversos desafios relacionados à gestão de documentos, começando pelo volume. A quantidade de registros gerados diariamente é imensa, e sem um sistema eficiente, o armazenamento físico pode rapidamente se tornar um problema.
Além disso, informações sensíveis sobre pacientes precisam ser protegidas contra acessos não autorizados, perdas ou vazamentos. Normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil exigem um controle rigoroso sobre o uso e o armazenamento de dados pessoais.
Vale lembrar que, em situações de emergência, médicos e enfermeiros precisam de acesso rápido a informações do paciente para tomar decisões críticas.
Por fim, o espaço necessário para arquivar documentos físicos gera despesas consideráveis, além de dificultar a organização e o acesso.
Vantagens da gestão documental em hospitais
Uma gestão documental moderna, integrada com soluções tecnológicas, pode oferecer vantagens significativas, como:
Documentos 100% digitalizados
A digitalização é o primeiro passo para modernizar a gestão documental. Ela transforma documentos físicos em arquivos digitais, que podem ser armazenados em nuvem ou servidores seguros. Isso reduz a necessidade de espaços físicos de arquivamento e facilita o acesso remoto a informações.
Segurança avançada
Entre as soluções tecnológicas que podem ser adotadas estão o Prontuário eletrônico do paciente (PEP), que integra todas as informações do paciente em um único sistema digital; os sistemas de armazenamento em nuvem garantem acesso remoto e seguro aos documentos; os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) automatizam o arquivamento, a categorização e a busca por documentos; e a blockchain proporciona uma camada extra de segurança e integridade dos dados, garantindo que informações sensíveis não sejam adulteradas.
Nem todas essas soluções são aplicáveis a todos os negócios de saúde – e é por isso que garantir a parceria com um fornecedor de tecnologia que saiba dimensionar a demanda da sua organização é essencial para a adoção das melhores práticas.
Quando bem implementada, a gestão documental oferece benefícios palpáveis, tais como:
Melhoria na eficiência operacional: menos tempo perdido com a busca e o manuseio de documentos físicos.
Redução de custos: menor necessidade de espaços físicos para armazenamento e menor risco de multas por descumprimento de normas.
Aprimoramento da experiência do paciente: atendimento mais ágil e preciso, aumentando a satisfação e a confiança.
Maior segurança jurídica: conformidade com regulamentações e maior proteção contra vazamento de dados.
Para adotar uma gestão documental eficiente, os hospitais devem realizar uma auditoria interna e escolher as ferramentas adequadas (com a ajuda de um parceiro confiável de tecnologia, como o Grupo Tecnoset).
Além disso, é vital treinar as equipes, para garantir que todos os colaboradores estejam aptos a usar as novas ferramentas, e avaliar continuamente o desempenho do sistema e fazer ajustes quando necessário.
Em conclusão, a gestão documental não é apenas um aspecto administrativo, mas uma ferramenta estratégica para transformar o funcionamento dos hospitais. Com soluções tecnológicas modernas, é possível garantir a segurança e a agilidade necessárias para enfrentar os desafios do setor de saúde, melhorando a qualidade do atendimento e fortalecendo a confiança dos pacientes.
Investir em gestão documental é, acima de tudo, investir no futuro da saúde. Quer saber mais sobre o assunto? Fale com os especialistas do Grupo Tecnoset.