guarda de documentos

A transformação digital fez com que a informação se tornasse um ativo ainda mais valioso para as empresas. O próprio desempenho dos negócios pode ser melhor ou pior de acordo com a forma como os dados são gerenciados. Ainda assim, é natural que surjam algumas dúvidas sobre como realizar a guarda de documentos.

Afinal, o que exatamente significa isso, em tempos de digitalização? Quais os benefícios de melhorar o armazenamento? Qual o impacto de um sistema mais seguro para realizar essa função?

As respostas para essas e outras perguntas você encontra a seguir. Confira!

O que é guarda de documentos?

O conceito se refere ao armazenamento e à gestão dos documentos gerados ou manuseados pela empresa no dia a dia. Com o avanço da tecnologia, ele passou a abranger tanto o material impresso, quanto o digitalizado — de fato, hoje, a maior parte das informações tende a ser armazenada em ambiente virtual.

Nesse contexto, cabe citar que esse armazenamento não é feito apenas por precaução ou para uso futuro. Em alguns casos, a empresa tem a obrigação legal de providenciar a guarda. A legislação tributária e contábil, por exemplo, estabelece que notas fiscais e outros documentos similares sejam guardados por um determinado período.

Não à toa, um primeiro passo adotado por algumas empresas costuma ser a elaboração de uma tabela de temporalidade documental. Conteúdos tributários, por exemplo, devem ser guardados por pelo menos 5 anos.

Uma boa tabela traz informações relevantes — como ciclo de vida, frequência de uso, prazo de guarda e destino final —, relacionando-as com cada tipo de documento que a empresa possui.

Confira alguns exemplos de documentos que devem ser guardados:

  • Arquivos jurídicos;
  • Arquivos históricos;
  • Notas fiscais;
  • Faturas;
  • Contratos;
  • Documentos de RH;
  • Ordens de serviço;
  • Plantas arquitetônicas;
  • Históricos escolares;
  • Documentos contábeis.

Tendo isso em mente, é interessante observar o que mudou com a evolução acelerada da tecnologia.

O impacto da transformação digital na guarda de documentos

As empresas sempre fizeram a guarda de documentos, mas a transformação digital impulsionou mudanças importantes na forma como isso é realizado. O básico é a transferência para o ambiente virtual: o que antes era papel impresso passou a ser um arquivo digitalizado e armazenado em um servidor.

Para ir além, a legislação também se tornou mais rigorosa. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo, traz novas exigências relacionadas ao consentimento do titular dos dados e ao que pode ou não ser feito.

Ao mesmo tempo, a informação também se tornou mais valiosa. Com a Internet das Coisas (IoT) e outras tecnologias à disposição, as empresas passaram a captar mais dados e gerar mais documentos. O volume a ser armazenado, consequentemente, aumentou.

Colocando as coisas na balança, é perceptível que a tecnologia tem trazido vantagens para a guarda de documentos. Vejamos, então, quais são as principais.

Principais benefícios da digitalização de documentos

Além da facilidade para encontrar e manipular os documentos, a digitalização traz uma série de benefícios. Destacamos a seguir alguns dos mais relevantes.

Segurança e preservação

Todo documento impresso está sujeito ao risco de perda ou extravio. Imagine quando isso ocorre com um contrato ou uma Nota Fiscal durante uma auditoria. Em ambos os casos, o prejuízo é grande: além de comprometer uma atividade importante, essa falha mancha a reputação da empresa e pode até resultar em sanções legais.

A digitalização oferece mais segurança, pois permite não só a geração de cópias dos documentos, como melhora o controle de acesso. Ainda vale destacar que documentos virtuais também estão mais protegidos contra desastres, como incêndios ou enchentes — um risco que toda organização, pública ou privada, deve considerar.

Redução de custos

A guarda de documentos pode ser sentida no bolso da empresa, principalmente quando consideramos os gastos com a manutenção do espaço físico dos arquivos. Digitalizar, então, é uma solução que faz sentido também do ponto de vista financeiro —  algo que, como mostra uma pesquisa da Deloitte, está entre os objetivos de 71% dos executivos para os próximos dois anos.

Agilidade na tramitação

Alguns documentos são usados como base para trâmites variados nas empresas: uma solicitação de serviço, a comprovação de um pagamento, uma autorização assinada etc. Em todo caso, a digitalização permite eliminar o tempo do envio por correio, otimizando processos em diversos níveis.

Sustentabilidade

Um ponto que não pode ser ignorado é que a redução do papel impresso tem um impacto significativo no que diz respeito à preservação ambiental. Se isso, por si só, é positivo, temos ainda o benefício para a marca da empresa.

Segundo uma pesquisa do Sistema FIEP, 87% dos brasileiros preferem comprar de empresas mais sustentáveis — enquanto 70% não se importam de pagar um pouco a mais por isso.

A importância de um sistema seguro na guarda de documentos digitais

Como você pôde ver, os benefícios são muitos. Contudo, isso só funciona quando é feito da maneira correta. Afinal, não se trata apenas de trocar uma Nota Fiscal impressa por uma eletrônica — é preciso garantir a segurança dos dados, sem abrir mão da facilidade para acessá-los.

A questão fica ainda mais evidente quando olhamos para as regras da LGPD e as possíveis multas para quem infringi-las. A dica, então, é adotar uma plataforma robusta e confiável de gestão de dados.

Um bom exemplo disso é a solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) da Tecnoset. Ao implementá-la, você recebe todos os equipamentos necessários para digitalizar os documentos, além de um suporte completo para que o processo ocorra com rapidez e eficiência.

A solução funciona de acordo com os requisitos estabelecidos pelo Governo Federal no Decreto 10.278/2020, que detalha como deve ser feita a digitalização de documentos. Assim, você desburocratiza os processos da sua empresa, promovendo agilidade, organização, facilidade de acesso e sustentabilidade.

Agora que você já conhece melhor a guarda de documentos, sua importância e os benefícios, leve as melhores práticas para sua empresa. Em pouco tempo, você verá os resultados por conta própria!

Fale com um especialista da Tecnoset e saiba com sua empresa pode se beneficiar!