A rotina de impressão na maioria das empresas trouxe consigo alguns desafios como um maior controle dos custos e mais atenção com a segurança da informação.
Por isso, cada vez mais as empresas procuram soluções para otimizar o controle, e assim, conseguir um gerenciamento mais eficaz.
Uma das alternativas nesse sentido tem sido, por exemplo, a liberação da impressão por crachá. Esta inovação ajuda a ampliar a administração sobre o ambiente de impressão de forma efetiva, além de associar praticidade à vida dos funcionários em muitos aspectos.
Em resumo, permite autorizar, solicitar e realizar a impressão a partir de várias maneiras diferentes, retendo o documento para que seja retirado somente com a aproximação do funcionário.
Logo, como pode-se ver, instituir uma forma de controlar e gerenciar a impressão dessa forma não impede que se alcance agilidade ao poder adiantar alguns comandos a partir da própria mesa de trabalho ou de um dispositivo móvel, mas apenas adiciona-se segurança por permitir liberação somente no momento que o funcionário quiser e estiver perto para que isso aconteça.
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Veja a seguir, como esse tipo de proposta pode agregar valor à qualidade e gerência da atividade permitindo resultados mais satisfatórios:
Economia e melhor gestão de recursos
A quantidade de impressão varia naturalmente de um setor para outro. Porém, não é raro acontecer, especialmente se a empresa for grande e a rotina agitada, de folhas ficarem “esquecidas” no equipamento, indo parar no lixo ou permitindo que se inicie uma verdadeira “caça” a seus responsáveis, que nem sempre alcança êxito.
Essas folhas representam desperdício de dinheiro e recursos para a empresa e podem ter um grande impacto tanto no custo global da operação quanto no fator sustentabilidade.
Baixe aqui o infográfico “Sustentabilidade na impressão de documentos”
Com o controle de desperdício, além de melhor gestão dos recursos materiais e orçamentários, consegue-se ter maior previsibilidade da real demanda e dos gastos que estarão envolvidos.
Confidencialidade
Por fim, outra grande vantagem de instituir um meio de impressão liberado por crachá é sem dúvida, a confidencialidade dos documentos, uma vez que naturalmente alguns arquivos possam ser mais privados.
Afinal, não é incomum que em grande parte das empresas aconteça de alguém mandar um arquivo para a impressora e, em meio a tantos outros papéis que são impressos, outra pessoa o retirar ou até mesmo o levar para outro setor por engano, juntamente com outros impressos.
Com a liberação por crachá esse problema acaba, já que o funcionário deve estar próximo à máquina para que as folhas saiam.
Tal medida aumenta a segurança da impressão e dos processos que ficam muito mais organizados, não se correndo o risco, inclusive, de haver perda de informações mais sigilosas, troca errônea de documentos entre setores ou vazamento de informação indevida entre equipes.
Conheça o infográfico “Novidades e tendências na impressão corporativa”
Isso confere maior proteção a documentos que porventura só digam respeito aos profissionais de uma área específica, já que no caso de determinados projetos, relatórios – entre outros – às vezes um documento tem caráter mais restrito.
Resultado: maior liberdade e confiabilidade para o profissional trabalhar e maior segurança também para a produtividade, para a comunicação e para a empresa em geral.
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