gestão de impressão - terceirização - impressão - não imprimir - outsourcing de impressão

É nessa hora que você responde que “é claro que é não imprimir, isso nem deveria ser uma questão”. Afinal, o “não fazer” gera mais custo que o “fazer”. Será mesmo

A depender da natureza da sua organização, “não imprimir” não é nem uma alternativa viável. Se você lida com repartições públicas, ambientes hospitalares e varejo, por exemplo, é improvável que passe um dia sequer sem imprimir algum documento, laudo ou nota fiscal.

Por outro lado, em agências de publicidade e escritórios de advocacia, a melhor forma de centralizar e organizar as informações é através da digitalização, uma vez que os dados gerados nesses setores mudam muito rapidamente.

Assim, o “não imprimir” em locais onde a impressão é, digamos, opcional, gera mais que economia: evita o desperdício de recursos. Mas, nas empresas e escritórios públicos que precisam dessa funcionalidade, deixar de contar com a impressão pode culminar em uma gestão da informação desorganizada e desatualizada – e, acredite: nesse caso, o custo com o papel que você deixa de utilizar é o menor de seus problemas…

Por isso a gestão de impressão é indispensável às empresas e órgãos públicos

O que preconizamos, portanto, passa longe da questão sobre imprimir ou não imprimir porque queremos, mas aborda a real necessidade da impressão e, no caso de não imprimir, como criar uma estrutura saudável e eficaz de digitalização de documentos.

Cada entidade conhece sua própria realidade e pode começar a desenhar a melhor estratégia para gerenciar suas informações a partir das demandas diárias. O que não pode ficar em segundo plano é justamente a capacidade de organização de qualquer que seja a escolha feita.

Se os responsáveis chegam à conclusão de que “ok, precisamos imprimir documentos, essa é nossa realidade”, a geração de economia pode se dar na escolha dos equipamentos, negociação do papel, da tinta e demais insumos necessários. Nessa etapa, em vez de gastar com a compra de um parque de impressão, investir no outsourcing – ou terceirização – dessas ferramentas é a possibilidade mais assertiva.

Quando a empresa conta com um fornecedor de impressão (como a Tecnoset), não é preciso se preocupar com o que de fato gera gastos nessa operação, que é o capital para compra de hardware de última geração, manutenção, assistência técnica… Colocando na ponta do lápis, terceirizar essas demandas vai gerar um investimento mensal consideravelmente menor do que bancar a impressão “por conta própria”. 

Aliás, muitas organizações tentam deixar a impressão de lado justamente para não ver o orçamento escoar por esses gastos. Só que, ao não preparar as equipes para os processos digitais necessários, elas geram uma enorme “bola de neve” de custos infinitos. 

Ajudar o gestor a entender o que não fazer para dar ao que é feito mais eficácia, economia e segurança também é função de uma consultoria de TI especializada em outsourcing de impressão. 

O outsourcing é precursor da economia, produtividade e sustentabilidade

Se sua organização ainda não sabe como decidir pela impressão ou não, ou pela terceirização desse recurso, temos uma coisa para te dizer: nem só de economia vive essa modalidade de negócio. O outsourcing – de impressão, no caso – ainda ajuda à gestão a aumentar o potencial produtivo das equipes e gerar sustentabilidade visível aos públicos interno e externo.

Funciona assim: se sua empresa precisa imprimir e quer economizar, ao terceirizar a impressão ela não vai precisar se descapitalizar na compra dos equipamentos ou gastar tempo escolhendo instrumentos de trabalho. Com o outsourcing a organização vai ter tecnologia de ponta sempre disponível, através dos melhores equipamentos e de manutenção preventiva para aumento de vida útil.

Assim, foge-se também da questão da obsolescência programada, que é quando um hardware sai da fábrica já com “data de validade”. Ao contratar o outsourcing de impressão , você lida com uma ferramenta de trabalho sempre atualizada que já foi adquirida por um fornecedor especializado. 

Em outras palavras, não engaja a empresa na compra de algo que pode, daqui a pouco, virar material obsoleto e até mesmo lixo eletrônico. O meio ambiente agradece. 

Se sua empresa não precisa imprimir, ou imprime pouco no dia a dia, o outsourcing de impressão pode ser útil para gerenciar essas demandas e, sempre que preciso, prestar consultoria na organização que a prática pede.

Ao contar com essa ajuda especializada, sua equipe gasta menos tempo tentando localizar informações importantes e urgentes, investindo o recurso na sua atividade-fim, que é o que realmente importa.

A Tecnoset atua justamente aí: na otimização do que realmente importa

Quando te ajudamos com a gestão de impressão nós não estamos, apenas, disponibilizando algumas impressoras e tentando te falar onde guardar seus arquivos. Nossos especialistas querem, na verdade, ajudar os seus especialistas a manter o foco no resultado e no propósito da sua empresa.

Afinal, não tem muito para onde correr sem o acompanhamento de gente que entende das especificações de uma demanda operacional, certo? Qualquer estratégia sem conhecimento técnico pode fazer uma ação de milhões gerar resultados de centavos.

Toda empresa séria merece saber o que gera mais economia em sua rotina de atividades e, quando o assunto é TI, nós podemos e vamos te ajudar a descobrir seus gargalos e resolver tais problemas. Entre em contato para saber mais sobre nosso outsourcing de impressão e consultoria em arquivos digitais. 

Você também pode baixar gratuitamente nossos materiais sobre esses e outros assuntos relacionados aos nossos serviços em gestão da informação e também falar com um de nossos especialistas! Estamos te esperando!