Diversas são as companhias que se utilizam de Managed Print Services em suas rotinas administrativas. Também chamado de MPS, essa é uma forma de terceirizar o gerenciamento de impressões. Para ser a escolha de tantas organizações, a estratégia deve ter inúmeros benefícios, correto?

A realidade é exatamente essa, tendo em vista que optar pelo MPS traz vantagens aos mais diversos setores de uma empresa, desde quem compra os suprimentos até quem utiliza as impressoras, passando pelo processo logístico e as finanças corporativas.

Ficou interessado e quer saber mais sobre Managed Print Services? Confira abaixo os 8 principais benefícios dessa estratégia e como ele pode ajudar você.

Veja 8 venefícios do Managed Print Services

Como é de se imaginar, terceirizar o processo de impressão pode trazer inúmeras vantagens a uma companhia. Esses benefícios, porém, são maiores do que se espera, atingindo diversos profissionais. Para entender melhor, é possível citar 8 pontos positivos da adoção de um MPS:

• flexibilidade;
• gestão de tempo;
• produtividade;
• sustentabilidade;
• redução de custos;
• segurança;
• logística;
• manutenção.

1.Flexibilidade

Cada companhia tem suas necessidades específicas, e isso se aplica a tudo. O gerenciamento de impressões é um desses pontos, já que se adequa às demandas internas. Algumas empresas podem precisar mais desse serviço, enquanto outras apresentam menos necessidade. E o setor em que atuam pode interferir nisso.

Dessa forma, um ponto interessante ao adotar o Managed Print Services é que ele se ajustará a você. Isso significa que o cálculo de demanda será feito pela empresa terceira e, assim, você terá sempre o necessário para trabalhar. Esse parceiro proverá a você e sua equipe tudo o que for preciso, independentemente do custo e do tempo.

2.Gestão de tempo

Como qualquer outro aparelho eletrônico, uma impressora requer certos cuidados para cumprir com seu propósito. Muitas vezes, entretanto, essa atenção é distribuída a departamentos que nada tem a ver com sua utilização. Dependendo da organização, pode ser função do TI, de compras, da manutenção ou de qualquer outro.

Com isso, o que ocorre em muitas situações é que o profissional designado ao aparelho não tem conhecimento sobre ele. Esse ponto desencadeia uma rede de problemas, desde a utilização até a manutenção. Em resumo, perde-se muito mais tempo do que se tivesse um parceiro terceirizado com disponibilidade para ajudar a todo o tempo.

3.Produtividade

Seguindo a lógica do tópico acima, é possível encontrar mais um benefício do Managed Print Services. Afinal, com uma equipe terceirizada focada exclusivamente nisso e na melhor gestão de tempo, seu time poderá se dedicar ao que realmente importa. Na prática, isso significa que você pode esperar uma grande melhoria nos índices de produtividade.

Esse resultado poderá ser verificado em diversos departamentos, em especial os que têm contato constante com o equipamento. Do setor de compras, que não se preocupará mais com insumos, ao de TI, que terceirizará a manutenção. Todo o processo interno ocorrerá de forma mais fluida, representando maior produtividade à companhia.

4.Sustentabilidade

Uma grande preocupação das empresas atualmente está na sua capacidade de ser sustentável. Elas querem, mais do que parecer, realmente ser amigáveis com o meio ambiente, diminuindo a pegada de carbono — nesse caso, de impressão. E nada melhor do que um especialista no assunto para auxiliar nesse momento.

O primeiro tópico que vem à mente aqui é o desperdício, de papel ou de toners. Em ambos os cenários, porém, um MPS ajudará a diminuí-lo, já que conta com ferramentas para isso. De sistemas próprios para redução de perda a programas de descarte de materiais, inúmeras são as possibilidades de auxílio que oferecerá.

5.Redução de custos

Com tudo isso que foi dito acima, é simples entender que há também uma significativa redução de custos. O principal motivo para isso é, justamente, a troca de uma equipe inteira por um parceiro. Você investirá em uma empresa que será responsável tanto pelos equipamentos quanto pelos insumos.

Ao optar pelo Managed Print Services você já economiza no seu custo fixo mensal. Além disso, entram os tópicos listados acima, que acabam interferindo indiretamente no tema. Com mais produtividade, flexibilidade e gestão de tempo, é consequente a redução de custos que qualquer empresa apresenta.

6.Segurança

Talvez você não considere a impressão como um processo que necessite de segurança extra. Em muitos casos, realmente pode não haver essa necessidade, mas alguns requerem essa demanda. Em especial, podem ser citados os mercados de saúde e advocacia. Em empresas desse nicho, este é, sim, um tópico de extrema importância.

Dessa forma, é necessário um controle de quem imprime o que, onde e quando. O mesmo pode-se dizer sobre quem tem acesso aos documentos impressos. Por isso, um MPS apresenta ferramentas que garantem esse controle de segurança, da hora de se conectar ao dispositivo ao momento de retirar o papel.

7.Logística

Algumas situações referentes às impressoras são conhecidas apenas pelos que são responsáveis pelos equipamentos. Aos outros, resta apenas utilizar da ferramenta e reclamar quando algo dá errado. Em geral, esses pontos se referem ao abastecimento de papel e tinta, compra de insumos e toda a logística do processo.

Esses são passos de grande importância dentro do tema, mas que apresentam alta carga de dificuldade. Por isso, contar com uma assistência terceirizada garantirá que você tenha o aparelho sempre à disposição, com todos os insumos e sem se preocupar.

8.Manutenção

Por fim, um grande problema de manter o gerenciamento de impressão interno é a manutenção dos equipamentos. Em primeiro lugar, porque esse é um processo extremamente técnico e que depende de conhecimento para ocorrer da maneira correta. Qualquer erro pode desestabilizar toda a companhia.

Além disso, é preciso se lembrar que imprevistos acontecem e, normalmente, esse auxílio deve ser instantâneo. Logo, procurar um fornecedor apenas quando o problema ocorrer é um grande risco.

Contar com uma equipe preparada e a postos para essa situação é uma garantia de sucesso e rápido atendimento.

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Como é possível perceber, contar com um bom Managed Print Services é de vital importância para qualquer companhia. Independentemente do setor de atuação ou do tamanho, essa é uma solução que apresenta benefícios a qualquer um. Essa escolha, entretanto, deve ser feita com cuidado e analisando diversos aspectos do parceiro.

Com mais de 30 anos no mercado de outsourcing de impressão, a Tecnoset é uma das maiores de seu segmento no Brasil. Comprometida em entregar produtos e serviços de qualidade, tem como diferencial sua presença em todo o território nacional e conhecimento de diversos serviços tecnológicos.

Para entender melhor como funciona esse processo, entre em contato conosco. Podemos agendar uma reunião, conversar sobre sua situação e analisar como podemos ajudar.