Uma das principais preocupações das empresas é aumentar a eficiência, de modo a melhorar os resultados sem permitir que os custos cresçam. Se você ainda não entende bem o que é BPO, saiba que essa é uma estratégia que tem se popularizado bastante, principalmente por conta dos benefícios que traz.

A sigla diz respeito a Business Process Outsourcing, que se refere à terceirização de processos do negócio. Isso envolve delegar a outra empresa as atividades de uma área, o que proporciona aos colaboradores a possibilidade de se concentrarem no core business.

Ainda não tem certeza se o BPO é uma boa solução para a sua empresa? Então continue a leitura para conhecer alguns benefícios da estratégia.

Otimização do tempo dos colaboradores

Quando se implanta o BPO em determinada atividade, os colaboradores passam a usar melhor o tempo. Para entender isso, pense, por exemplo, nas impressoras e copiadoras que estão distribuídas pelos setores da sua empresa.

Quem cuida de todas elas? São os próprios colaboradores que trabalham nos departamentos? Ou é a equipe de TI? Qualquer que seja o caso, parte do tempo de trabalho de tais empregados é gasto quando surgem defeitos nos equipamentos.

Talvez eles tenham que entrar em contato com assistências técnicas, fazer orçamentos, obter aprovação de despesa junto aos encarregados e assim por diante. Além disso, parte do tempo dos colaboradores também é consumido em processos de compras de suprimentos, como toners e cilindros.

Será que todo esse tempo está sendo bem empregado? A verdade é que, ao se concentrarem nessas atividades, os colaboradores perdem produtividade, porque deixam de dar atenção à sua atividade principal, o que significa perda de eficiência.

Ou seja, delegar atividades a outras empresas otimiza o tempo dos colaboradores, o que ocorre não apenas com a impressão de documentos, mas também com diversas atividades-meio.

Aumento na qualidade das entregas

Quando se trata de atividades-meio, como limpeza, manutenção, contabilidade, vigilância, entre outras que dão suporte para a realização da atividade-fim, o BPO oferece maior qualidade em comparação com o serviço realizado pela própria empresa.

Acontece que a contratada é especializada na atividade em questão, e tem condições de planejar processos sob medida, de modo que o resultado tenha maior qualidade.

Podemos usar novamente como exemplo o outsourcing de impressão. O BPO garante que os equipamentos estarão sempre em boas condições e que os documentos impressos terão boa qualidade — desde que você contrate uma boa empresa, é claro.

Economia com encargos, benefícios e treinamentos

Em alguns casos, o BPO pode envolver permanência de colaboradores terceirizados dentro da sua empresa. Isso ocorre, por exemplo, nos serviços de vigilância e de limpeza.

Quando tais atividades são executadas por empregados próprios, isso envolve gastos que vão além dos salários. Afinal, também há benefícios a serem oferecidos, bem como encargos trabalhistas e treinamentos que ocorrem por ocasião da contratação e também com certa regularidade. Tudo isso envolve custos, que são eliminados quando a empresa recorre ao BPO.

Processos de seleção e desligamento

Uma atividade que exige muita dedicação por parte do RH é a contratação de colaboradores. Pense por um momento no que está envolvido nisso: divulgação da vaga, análise de currículos, entrevistas, contratação, treinamentos e assim por diante. Tudo isso requer tempo e dinheiro.

O desligamento também é uma questão trabalhosa e cara. Afinal, dispensar um colaborador envolve abrir mão de todo o investimento que foi feito para capacitá-lo. Isso sem contar o custo da indenização trabalhista.

Com o outsourcing não existe toda essa preocupação. Tudo isso é responsabilidade da empresa contratada, de modo que ela faz o recrutamento e dispensa colaboradores quando necessário. Quanto a você, terá a certeza de que, independentemente do que ocorrer, haverá uma pessoa ocupando o posto e desempenhando as atividades necessárias todos os dias.

Profissionais especializados

É verdade que muitas vezes a terceirização ocorre em postos de trabalho que não envolvem um alto nível de especialização. Mas também é possível, por meio do BPO, trazer para dentro da empresa pessoas com uma excelente capacitação.

Contratar esse tipo de profissional e montar equipes com tal nível de especialização costuma ser muito caro. Uma alternativa seria se responsabilizar por ajudar os colaboradores que não têm tanta experiência a se desenvolverem, o que, da mesma forma, exigiria um bom investimento em tempo e dinheiro.

O outsourcing, entretanto, permite fazer isso com um custo menor. Afinal, a própria empresa contratada se encarrega de admitir os profissionais e até mesmo de treiná-los sempre que for preciso.

Flexibilidade dos serviços

Os serviços oferecidos por uma empresa de BPO não são engessados. Principalmente quando o outsourcing envolve equipamentos, é feito um planejamento que proporciona um dimensionamento perfeito do que será preciso para atender às necessidades de todos os setores.

No caso do BPO de impressão, uma boa empresa, ao ser contratada, deve fazer um levantamento cuidadoso visando alocar a quantidade perfeita de impressoras e copiadoras em cada setor.

Alta disponibilidade de recursos

Obter equipamentos por meio de outsourcing envolve ter a garantia de disponibilidade dos recursos. Isso significa que, quando surgem defeitos, o problema será resolvido pela contratada, sem que você precise se preocupar com isso. Se for preciso consertar ou mesmo trocar o aparelho, isso será feito com rapidez pela empresa responsável.

Agora que você entende melhor o que é BPO e quais são seus benefícios, é hora de verificar quais setores da sua empresa podem ser terceirizados. A Tecnoset oferece outsourcing de impressão, que pode ser implementado sob medida em sua organização.

Oferecemos um atendimento personalizado a partir de um dimensionamento que leva em conta a demanda de impressão e digitalização de documentos. Nós cuidamos do monitoramento e da substituição de insumos, bem como da manutenção e da substituição de equipamentos quando necessário.

Dessa forma, você fica livre de preocupações com respeito a todos os processos relacionados com tais equipamentos, de modo que os setores da sua empresa consigam dar mais atenção às suas atribuições. Tudo isso sem contar a diminuição de custos, a redução de ativos e o controle sistemático de qualidade.

Gostou de conhecer os benefícios do BPO? Que tal levá-lo para dentro da sua empresa? Entre em contato conosco agora mesmo e fale com um de nossos consultores!