Contratos, relatórios, apresentações, documentos da empresa e dos colaboradores… Você já parou para calcular o quanto a impressão de documentos é importante para a sua empresa e qual o peso disso no custo geral do seu negócio? É possível otimizar esse processo, fazendo com que ele deixe de demandar tempo e desperdício de recursos.

Você sabe como alcançar esse resultado? É o que vamos mostrar neste post. Confira nossas dicas para otimizar a impressão de documentos em sua empresa e veja quais serão os benefícios de tomar essa atitude.

Como otimizar a impressão de documentos em sua empresa?

Há, basicamente, duas ações que você deve iniciar em seu negócio para reduzir o tempo perdido e os custos com a impressão de documentos: a redução de perdas e a terceirização do processo. Confira, em detalhes.

Estabeleça processos para reduzir possíveis perdas

O primeiro passo é avaliar a demanda de impressões, as necessidades para cada tipo de documento e fazer uma checagem de quais, realmente, precisam ser impressos. Muitas vezes, o material usado internamente pode ser digitalizado e ter uma configuração pré-estabelecida de envio para cada departamento, reduzindo as chances de se perderem no meio do caminho.

Nos casos de documentos que precisam ser impressos, também há formas de reduzir o consumo de papel, como a impressão em frente e verso, a configuração para preto e branco, o estabelecimento de cotas por setor para que não haja desperdícios, entre outros. Por fim, identifique os possíveis erros de impressão e evite-os.

Terceirize o serviço

A sua empresa não precisa arcar com os custos de compra e de manutenção de equipamentos para impressão de documentos. A terceirização desse serviço garante mais economia para o negócio, além de qualidade e suporte, caso haja problemas e qualidade.

Por meio do outsourcing, haverá total controle dos custos de impressão, além de não precisar adquirir os equipamentos (impressoras, multifuncionais ou copiadoras). Por fim, não haverá necessidade de contratar um colaborador em TI para a resolução de problemas, setup e configuração dos sistemas.

Quais os benefícios diretos dessa otimização?

Controle, qualidade e diminuição dos custos são as grandes vantagens da otimização de impressão de documentos, em especial se for feita a terceirização dos serviços. Confira!

Redução de custos

Cortar despesas não é uma decisão que precisa ser tomada apenas em momentos de crise. Pelo contrário, quando feita de forma inteligente, melhorando os processos em sua empresa, contribui com o aumento da rentabilidade do seu negócio.

Um exemplo prático disso é a otimização da impressão de documentos, cortando o desperdício de papéis ao digitalizar o fluxo daqueles que não precisam ser impressos. Já com a terceirização, haverá segurança e controle do uso dos equipamentos, tanto na quantidade quanto nos valores gastos, de forma mais eficiente.

Mais qualidade

Se a impressão de documentos não for o seu core business, certamente seus equipamentos não serão os melhores e mais modernos do mercado. Com a terceirização da impressão de documentos, será possível contar com tecnologia de ponta sem gastar mais por isso, conferindo mais qualidade e o uso de cores, quando necessário, sem afetar seu orçamento.

Maior controle

Com o outsourcing de impressão, você terá mais controle sobre o fluxo dos documentos em cada setor da empresa. Com isso, poderá prever melhor os custos com esse processo e determinar uma gestão mais certeira deles.

Ao otimizar seus processos de impressão de documentos, digitalizando aqueles que não precisam ser impressos e optando pela terceirização, certamente sua rentabilidade será afetada positivamente. Por consequência, sua empresa terá ganhos, inclusive, em sustentabilidade.

O que achou deste artigo? Compartilhe em suas redes sociais e espalhe essa boa ideia!