Para otimizar o trabalho de impressão e enxugar custos em uma empresa sem prejudicar a produtividade de um ou
mais setores apenas terceirizar o processo não basta.
Já tratamos um pouco aqui, por exemplo, a respeito do quanto ter um bom senso crítico do que precisa ser feito em
relação à montagem e implantação do projeto de impressão terceirizada para assegurar o investimento certo e o
adequado suprimento das demandas de um negócio, levando em conta não só o custo por página, mas sim uma série
de fatores que compõem o cenário enfrentado pela empresa nesse sentido.
O ponto é que, dependendo do serviço contratado, pode-se ainda trabalhar com soluções integradas nesse contexto
que permitam ainda mais economia e eficiência, acompanhando “de perto” o que acontece em cada ambiente de
impressão.
Em outras palavras, a ferramenta de gestão de impressão que você escolhe junto ao seu fornecedor
também pode fazer uma grande diferença nos resultados dessa medida.
Quer descobrir como ela pode ajudá-lo a ter ainda mais redução nos custos com impressão, possibilitando uma
gestão completa e eficaz? Confira:
Centralização e controle de processos
Em primeiro lugar é importante esclarecer uma coisa: a função de todo software que funcione como um serviço
dentro de um ambiente empresarial, ou seja, auxiliando em determinada etapa do trabalho, é simplificar os
processos, aumentar a agilidade, o monitoramento efetivo e a noção de desempenho, e também,
permitir a intervenção mais eficaz sobre situações necessárias.
É o caso de softwares como o da NDDigital, parceira da Tecnoset, desenvolvido para administrar os processos
de um parque de impressão de forma totalmente facilitada e centralizada.
A primeira coisa em que um software, como o NDDPrint 360, ajuda é justamente nessa questão da centralização.
Com ele todos os processos e decisões inerentes à atividade de impressão podem ser reunidos, visualizados e
resolvidos a partir de um só local, o que permite uma visão muito mais certeira do que acontece e também controle
mais preciso.
E, somado a isso, destaca-se o fato de poder selecionar e aplicar, dentre uma variedade de opções, uma política de
controle de impressão ajustada à conjuntura da empresa e que possa gerar boa economia, além de promover
uma mudança cultural importante nos funcionários quanto ao uso consciente dos recursos.
Contabilização, monitoramento e segurança
Um software como o em questão, também permite gestão mais eficaz por contabilizar integralmente os processos
executados, oferecendo relatórios confiáveis e apurados.
A chance de ocorrerem desvios se tornam menores e é elevada a probabilidade de detecção de erros que podem ser
corrigidos prontamente (ainda mais caso se tenha o auxílio de um suporte diferenciado no pós-contrato), o que evita
ainda mais desperdícios ou facilita a identificação de gargalos, permitindo melhoria contínua no
gerenciamento do parque.
A rastreabilidade é outra vantagem: com ela é possível saber a quem determinado documento pertence, com fins não
só de uso responsável, mas também de segurança e melhor organização e gestão desses documentos, o que auxilia
também na questão da redução dos custos com impressão.
Por fim, a liberação segura do NDDPrint 360 utiliza autenticação de cada usuário para garantir o uso correto e
o não esquecimento de documentos nas bandejas, o que não prejudica nem o fluxo de trabalho nem os custos.
E então, ficou interessado em obter ajuda de quem realmente entende de soluções de ponta a ponta para reduzir
ainda mais seus custos com impressão e otimizar o seu trabalho? Veja como escolher o melhor outsourcing ou fale
direto conosco da Tecnoset; somos parceiros e especialistas nesse tipo de solução e podemos te ajudar a ter mais
gestão, controle e redução nos custos com impressão.