As organizações que desejam reduzir seus entraves burocráticos, garantir a segurança de informações cruciais e maximizar a eficiência e a produtividade dos colaboradores, enxergam na ECM (Enterprise Content Management, em português, Gestão de Conteúdo Empresarial — tradução livre) uma solução estratégica.

De fato, gerenciar dados sempre foi um desafio às organizações, uma vez que se trata de uma tarefa que, embora não seja muito simples, é de grande importância para o sucesso de qualquer negócio.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste post, o conceito de ECM, traçando um paralelo com a GED (Gerenciamento de Documentos) e evidenciando os seus pontos mais relevantes. Boa leitura!

O que é ECM?

A ECM não pode ser descrito como uma simples metodologia, processo ou tecnologia. Tratam-se, antes de uma articulação dinâmica de ferramentas, de métodos e estratégias utilizadas para fornecer, preservar, armazenar, gerenciar e capturar informações que contribuam para os processos organizacionais ao longo de todo o seu ciclo de vida.

As fases da ECM, em linhas gerais, consistem em:

  • captura: adquirir informações junto a diversos meios e mídias as quais são disponibilizadas (redes sociais, arquivo morto, CRM, ERP, entre outros);
  • gerenciamento: é a fase responsável por manter os dados conectados aos processos e devidamente organizados;
  • armazenamento: assegurar que os dados sejam armazenados em meios adequados;
  • preservação: refere-se aos cuidados de longa duração, tais como os arquivamentos, consistindo em garantir a proteção dos conteúdos, a fim de que eles possam ser usados a qualquer momento pela organização;
  • entrega: possibilitar que os dados cheguem às pessoas certas nos momentos certos.

A GED consiste na utilização de sistemas computacionais e softwares destinados a rastrear, gerenciar e armazenar imagens e documentos eletrônicos de informações capturadas a partir de um scanner.

Esse gerenciamento é uma das tecnologias pioneiras da ECM. Dessa forma, é possível afirmar que a GED, de modo geral, fornece certas funcionalidades essenciais ao gerenciamento de conteúdos, impondo recursos e controles aos chamados “documentos ‘burros’”.

Entre os recursos principais da GED, destacam-se:

  • marcadores e anotações;
  • trilha de auditoria, a fim de permitir a reconstrução das ações exercidas sobre um determinado documento ao longo de seu ciclo de vida no sistema;
  • roll-back para, em caso de liberações prematuras ou erros, ativar versões anteriores;
  • bloqueio e check-in/check-out para coordenar edições simultâneas de documentos, evitando que as alterações efetuadas por um colaborador não substituam as intervenções de outros.

Quais são as principais vantagens da ECM?

A ECM, conforme mencionado, visa estruturar todas as informações estratégicas do seu negócio, apresentando importantes vantagens, como descrevemos a seguir.

Elevação da produtividade

As empresas, geralmente, percebem que é necessário investir em uma solução de ECM apenas quando têm que lidar com o acúmulo de dados espalhados por toda a organização.

Na maior parte dos casos, os problemas são sentidos quando processos aparentemente simples se tornam improdutivos, uma vez que encontrar documentos pode ser uma atividade penosa e extenuante.

Tenha em mente que os gargalos presentes em atividades que já deveriam estar automatizadas, devem ser interpretados como um claro sinal de que chegou o momento de investir em um sistema de ECM.

Esse tipo de software ajuda a desencadear fluxos colaborativos de trabalho, articulando os responsáveis pela execução nos documentos (comentar, editar, assinar), garantindo seu controle de qualidade.

Documentação mais organizada

Você já sabe que as informações são elementos indispensáveis para alavancar e manter a competitividade de uma empresa, não é mesmo? Ou seja, desde que elas não estejam desorganizadas, mal armazenadas ou que documentos de importância crítica estejam desaparecendo.

“Documentos críticos” referem-se a tudo o que é realmente importante para uma área específica ou para a empresa como um todo. Uma prestadora de serviços financeiros, por exemplo, não pode atuar sem gerenciar documentos de empréstimos. Para as empresas de seguros, por sua vez, o processamento de reclamações é imprescindível.

Com efeito, não importa qual seja o porte do seu negócio, os registros de colaboradores são sempre vitais para a área de Recursos Humanos. Nesse contexto, investir em um software de ECM implica ter seus documentos organizados em um repositório único, ou seja, eles serão todos arquivados no mesmo local.

Em vez de procurar centenas de arquivos e documentos em busca de um papel, a ECM permite acesso simples e rápido aos arquivos que você necessita.

Quais são os principais benefícios da GED para as empresas?

A utilização da GED permite à sua empresa aprimorar a qualidade, proporcionando agilidade e eficiência para as informações e os processos de comunicação dentro de um sistema altamente seguro e produtivo. A seguir, seguem seus principais benefícios.

Redução de custos

Reduzir os custos é o objetivo de qualquer empresa. Sendo assim, ao investir na GED é possível cortar gastos relativos à impressão, uma vez que os arquivos, por estarem armazenados na nuvem, representam custo zero, sendo impressos apenas sob demanda e em quantidades reduzidas.

Os ganhos ambientais também são significativos a partir da substituição de documentos impressos.

Fácil acesso aos documentos e informações

Apostar na GED significa assegurar que os seus arquivos possam ser acessados via internet, a partir de qualquer lugar. Com essa solução, você nunca mais passará o aperto de precisar de um arquivo relevante e perceber repentinamente que o deixou no escritório. O gerenciamento eletrônico de documentos torna tudo mais prático e simples.

A possibilidade de compartilhamento e o acesso ilimitado dos usuários é outra grande vantagem da GED. Dessa forma, fica mais simples compartilhar arquivos com os membros da equipe, clientes e quaisquer outras partes interessadas.

Trata-se, também, de uma excelente maneira de permitir que os colaboradores consigam acompanhar as etapas de cada processo, ainda que não estejam presentes no mesmo ambiente físico.

Cumpre ressaltar, por fim, que todo o esforço para lidar com os dados da sua empresa é válido e deve ser feito, pois eles são instrumentos realmente poderosos para o bom andamento dos seus negócios. Nos dias atuais, porém, garantir o controle das informações críticas é basicamente inviável sem a implementação de uma solução de ECM.

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