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Uma universidade imprime, diariamente, um grande volume de documentos. Em semanas de provas, inclusive, a quantidade de tempo e papéis gastos com impressão é tão grande que pode acabar prejudicando a organização da instituição como um todo.

Felizmente, na era digital existem alternativas para que esses processos se tornem muito mais dinâmicos e automatizados. Entre elas, o outsourcing de impressão.

Com a tecnologia evoluindo a cada dia, inovações e soluções inteligentes ao setor de educação também foram desenvolvidos. Instituições de ensino, conseguem ser mais rápidas, produtivas, menos burocráticas, acumular menos gastos e principalmente se adequar a realizada da Era Digital que é esperada pela nova geração.

Conheça mais sobre o outsourcing de impressão e como ele pode ser aplicado ao cotidiano das escolas e universidades.

Como funciona o outsourcing de impressão nas universidades?

O outsourcing de impressão para empresas funciona como um serviço de terceirização de impressoras, onde a companhia fornecedora negocia com a contratante a utilização e alocação de um número estipulado de equipamentos de impressão.

Através dele, universidades precisam arcar apenas com os custos do contrato e se isentam de qualquer outra despesa como: luz, manutenção e outros gastos recorrentes que entram na conta desse tipo de equipamento.

O outsourcing também deve ser um serviço personalizado, feitos sob medida para atender as demandas dos clientes, principalmente visto o enorme volume de impressões dentro do setor de educação.

A definição de quantas impressoras serão necessárias para atender a demanda e a organização do processo, dependerá de um levantamento dos especialistas que avaliam a rotina da instituição.

Nessa etapa, portanto, é feita uma análise técnica que leve em consideração a estimativa de impressões por determinado período, o tipo de impressão mais recorrente, bem como outros pontos que influenciam diretamente no planejamento do outsourcing.

Assim, quando uma universidade inicia com o serviço, o fornecedor traz todas as informações sobre o que é preciso para pôr em prática o outsourcing.

Tudo deve estar previsto no contrato para que a demanda seja atendida conforme acordado. A quantidade de máquinas que serão colocadas à disposição, o valor e os serviços adicionais. Desde manutenção até o a utilização dos insumos gráficos, devem constar nesse documento.

Outro ponto que precisa ser esclarecido é que outsourcing não é apenas a locação de máquinas, mas a terceirização do serviço de impressão como um todo.

O objetivo, nesse sentido, é que as universidades consigam se isentar totalmente de qualquer outro custo que envolva impressões que não estejam no contrato.

Isso envolve todas as atividades. Por exemplo: monitoramento das cópias impressas, manutenção das máquinas, destinação dos resíduos originados pela impressão e reposição de suprimentos e tintas.

4 benefícios de terceirizar os processos de impressão

Agora que já explicamos detalhadamente como funciona o serviço de outsourcing, vamos falar das vantagens da terceirização dos processos de impressão.

Qualidade

Uma das primeiras vantagens que observamos ao contar com o outsourcing para imprimir os documentos, provas e atividades das universidades é a qualidade da impressão.

Como o serviço contratado deve ter os melhores equipamentos do mercado e softwares com as tecnologias mais recentes, fica fácil manter uma boa qualidade nas impressões sempre.

Produtividade

Quando você descentraliza a função da impressão dos seus colaboradores todo o processo de impressão é automatizado, aumentando o potencial produtivo da sua equipe e permite que os seus colaboradores foquem em outras atividades.

Por exemplo, pense no tempo que era perdido toda vez que as máquinas precisavam de alguma manutenção. Agora isso deixa de ser preocupação da sua equipe, já que isso se torna uma função da empresa contratada.

Economia

Esse é um dos benefícios mais importantes: a economia, principalmente a longo prazo.

A contratação do outsourcing de impressão permite uma série de cortes de gastos com materiais, serviço de manutenção, energia e até mesmo de tempo.

É um investimento a longo prazo que traz resultados muito expressivos quando falamos de retorno financeiro, mas que também muda o dia a dia da universidade logo no início com o ganho de produtividade e qualidade que mencionamos acima.

Redução do uso de papel

Muito se fala sobre sustentabilidade e encontrar meios para que as nossas ações causem cada vez menos impactos negativos para a natureza e para ecossistemas.

A economia de energia já é algo que contribui bastante, mas com o outsourcing também há outro ponto que impacta muito positivamente: a economia de impressões.

Com máquinas mais modernas a probabilidade de erros na impressão se torna bem menor porque a qualidade de impressão é superior. Assim a quantidade de folhas desperdiçadas também diminui, podendo chegar a 80% de redução.

Automatize processos com as soluções Tecnoset

Como você pode notar, assim como em outras áreas, o outsourcing de impressão mostra que a tecnologia também está presente no setor de educação, visando automatizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos.

Contudo, para realizar uma boa gestão de impressão, é preciso contar com um fornecedor que realmente domine o serviço.

A Tecnoset possui uma solução completa em outsourcing de impressão feita sob medida para sua empresa.

Com projetos totalmente customizados, a Tecnoset planeja e dimensiona a quantidade de equipamentos para as atividades que serão desenvolvidas, para os fornecer de acordo com a necessidade da empresa.

Ela também mensura e controla o que é impresso, digitalizado ou copiado, faz a monitoração e substituição proativa dos insumos, além de manutenção, assistência e substituição dos equipamentos se for necessário.

Por fim, a Tecnoset também conta com uma solução de ECM (Gestão de Documentos), capaz de digitalizar a documentação acadêmica no momento da matrícula, tornando processos de admissão na universidade muito mais produtivos e eficazes.

A documentação fica disponível para consulta automática no sistema. Para conhecer mais detalhes sobre esse e outros serviços da Tecnoset para automatizar os processos nas universidades visite nosso site.