A organização de processos é fundamental para garantir uma rotina mais eficiente e melhores resultados para as empresas. Isso porque mantém tudo em ordem e atualizado. Um fluxo de informações que funciona com eficiência entrega mais produtividade para toda a empresa.

Com o avanço de soluções tecnológicas para auxiliar nas demandas documentais, tornou- se muito mais fácil falar em automatização da gestão documental. Para entender melhor sobre o assunto, criamos este artigo. Confira abaixo!

O papel da automação

Alguns negócios ainda são resistentes à automação de processos, pois acreditam que colaboradores conseguem gerenciar melhor as demandas em relação às máquinas. Porém, sabemos que isso não se aplica na vida real. Primeiro que existem muito mais limitações humanas para gerenciar documentos, incluindo erros humanos. Além disso, esse tipo de pensamento compromete a cultura da empresa, que fica presa em processos ineficientes e cansativos, comprometendo o bem-estar dos times e, consequentemente, a produtividade do negócio como um todo.

Vale sempre lembrar que a gestão documental é custosa também. Além do volume de trabalho, que já mencionamos anteriormente, é preciso dispor de grande espaço físico para armazenar arquivos, sem contar a manutenção periódica desses espaços, que estão sujeitos a riscos como umidade e incêndios.

Sendo assim, quando falamos em automatizar a gestão documental, estamos falando muito mais do que agilizar processos – que por si só já seria um grande ganho. A automatização gera ganhos que vão além, como a própria mudança de cultura da empresa.

Formas de automatizar a gestão de documentos

Antes de automatizar qualquer tipo de processo interno, é fundamental saber como eles funcionam e ajustar o que for necessário antes, evitando maiores problemas. 

Afinal, já pensou se alguma etapa está deixando de ser feita e isso reverbera para uma solução tecnológica que irá escalar as demandas atendidas no dia? O número de erros com certeza causaria maiores dores de cabeça e mais tempo para resolução.

Uma das formas de automatizar processos é através da digitalização. Como já falamos, o espaço de armazenamento físico é oneroso, além de não ser seguro. Então, este seria um dos primeiros passos para automatizar a gestão de documentos.

Leia aqui para entender mais sobre a digitalização de documentos!

Vale a pena procurar por um software de gestão de documentos capaz de suprir as suas necessidades presentes e futuras. Dê preferência a uma solução capaz de criar, capturar, armazenar, gerenciar, preservar e distribuir conteúdos relacionados a processos organizacionais.

Como sempre informamos, não adianta apenas fazer o processo de digitalização de documentos por si só, é preciso buscar maneiras de organizar todas essas informações de forma segura, entregando flexibilidade no dia a dia de trabalho.

Benefícios

Alguns benefícios já foram mencionados anteriormente e ficou claro como a automatização da gestão documental é importante dentro de empresas de diversos setores. Ainda assim, trouxemos uma lista com as principais vantagens:

1- Eficiência: Automatizar processos permite que a rotina seja mais fluida para todos os colaboradores e mantém o ambiente de trabalho organizado.

2- Flexibilidade: Através de soluções tecnológicas, é possível acessar as informações de onde estiver, tudo graças as informações centralizadas.

3- Segurança – Item importantíssimo quando falamos em documentação, a automatização entrega camadas de segurança, quando o negócio possui as soluções certas em mãos. É sempre importante notar se a solução contratada atende a LGPD e demais legislações vigentes.

4- Colaboração: Automatizar processos gera mais aproximação entre os times, pois eles tendem a colaborar mais durante o dia a dia, especialmente pela facilidade de encontrar informações.

5- Crescimento econômico – E claro que com tantos benefícios, a sua empresa consegue crescer muito mais em menos tempo, sem abrir mão, claro, da qualidade.

 

Se você quiser entender como colocar tudo isso em prática, venha conversar com a gente. A Tecnoset tem mais de 30 anos no mercado, atendendo grandes players quando o assunto é transformação digital.

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