GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), também conhecido como ECM (Enterprise Content Management), é um método digital de controle de documentos e do ciclo da informação — criação, compartilhamento, busca, recuperação e descarte, para garantir que o legado documental de uma empresa fique mais disponível.
O processo, realizado por softwares, possibilita tomadas de decisão mais acertadas e garante a mobilidade da informação, que pode ser encontrada a qualquer momento, de qualquer dispositivo.
Empresas com grandes demandas de criação e impressão de documentos precisam desse tipo de gestão para manter seus dados seguros e organizados. Ao aliar tecnologia ao processo, rotinas se tornam mais eficientes — procedimentos como classificação e análise documental podem ser executados por softwares. Saiba como sua empresa também pode se beneficiar pelo GED.
Não exige investimento robusto
A implementação do GED não exige uma estrutura de TI robusta, já que a instalação do software é rápida, pode ser feita em diferentes dispositivos, e o armazenamento de dados é facilitado.
Além disso, o processo de digitalização reduz o uso de espaço físico, que também privilegia a redução de custos. Inclusive, as funcionalidades do sistema são intuitivas, o que facilita a manipulação e também minimiza a necessidade de contratação de profissionais especializados.
Aumenta a produtividade
O GED traz um ganho de eficiência e permite que as equipes se dediquem exclusivamente ao core business da empresa, em vez de perder tempo na rotina de trabalho para localizar documentos, digitar informações ou analisar um grande volume de dados.
Segundo um estudo da PriceWaterhouse em parceria com The Radicati Group, o tempo de busca de arquivos em um grande volume de dados pode ser reduzido de 67 horas, quando realizada manualmente, para poucos segundos, se feita pelo sistema de gerenciamento de documentos.
A produtividade é evidenciada porque os documentos são armazenados numa única plataforma virtual. Esse local pode estar no servidor da empresa ou em nuvem. Logo, o tempo ocioso com a busca de arquivos é convertido em tempo produtivo.
Garante uma gestão enxuta
Organizações são capazes de economizar muito com o uso do GED. As grandes podem chegar a reduzir milhões, anualmente, com essa redução. Isso se dá por vários motivos, que abrangem a economia com espaço físico, bem como a redução de gastos em contas de consumo, como energia elétrica, e com a contratação de mão de obra para organização documental.
Além disso, é possível reduzir o consumo de papel e recursos de impressão — ainda segundo o estudo da PriceWaterhouse, 34% de todos os documentos organizacionais são usados apenas por 5 minutos, sem falar no tempo otimizado para a busca de informação.
Implementa processos participativos
A alta conectividade dos processos obriga que as empresas aumentem a mobilidade do acesso à informação. São equipes externas, profissionais em home office e gestores em viagens que precisam dos dados para manter sua produtividade.
Logo, por meio do GED, além da agilizar a busca de arquivos, os profissionais são capazes de acessar, editar e compartilhar a informação independentemente de onde estiverem.
Aumenta a segurança da informação
A segurança da informação, preocupação eminente nesse novo contexto organizacional, deve ser constantemente privilegiada. Além de desburocratizar procedimentos nas rotinas dos profissionais, sem comprometer o controle de acesso — que pode ser feito por senhas —, o GED também reduz a perda de documentos e extingue o extravio e a deterioração de papéis.
Outra vantagem é a possibilidade de implementar rotinas programadas de backups. Na ocorrência de desastres e intempéries que afetem sistemas físicos da empresa, os dados ficam salvos em nuvem, garantindo aspectos imprescindíveis para a gestão da informação: integridade, confidencialidade e disponibilidade.
Em tempos nos quais a análise de uma grande variedade e volume de dados determina o quão competitiva é uma empresa, a gerenciamento eletrônico dessa informação, ou simplesmente GED, é quase uma obrigatoriedade.
Entenda mais sobre a importância da gestão de documentos para a sua empresa e garanta mais vantagens ao seu negócio!