A extração de dados de documentos é uma rotina de Business Intelligence (BI): um diferencial de empresas que buscam automatizar atividades e tomar decisões mais ágeis e acertadas. Não à toa o Big Data é considerado o “novo petróleo” — fruto da transformação digital, com o surgimento de ferramentas inovadoras para a coleta, tratamento e armazenamento de informações estratégicas, será determinante para a permanência de empresas no mercado.

São informações coletadas de diversas fontes: plataformas de gestão, páginas da Internet, ferramentas de monitoramento, redes sociais etc., que ajudam a delimitar perfis e tendências de comportamento dos clientes, mas também permitem que rotinas organizacionais, como lançamentos de notas fiscais, sejam automatizadas e, consequentemente, mais eficazes.

É nesse contexto que se encaixam as soluções de ETL (Extract Transform Load), que permitem integrar dados de várias fontes e validá-los em diferentes sistemas de destino para serem interpretados e usados nas decisões gerenciais, uma plataforma gerencial (ERP — Enterprise Resource Planning), por exemplo. Entenda por que a extração de dados de documentos é importante e quais informações devem ser analisadas em uma gestão eficiente.

A importância dos dados na tomada de decisão

Os dados têm grande importância em uma gestão corporativa. Apoiam os gestores na criação de estratégias mais competitivas, amparam as operações mais eficientes e as decisões que serão tomadas para impactar positivamente o negócio.

O que torna possível o uso de dados nesses processos é a junção da tecnologia com a capacidade de interpretação e gestão dos resultados, pois em Business Intelligence não é possível armazenar um grande volume de dados sem que todo esse arcabouço seja transformado em conhecimento para amparar decisões mais acertadas.

São os relatórios produzidos a partir desse grande volume de informação que serão usados para garantir agilidade e precisão nas ações tomadas a partir de sua análise. Os dados também podem ser usados para compor séries históricas, que por meio de comparação são avaliados em longo prazo e aumentam a abrangência do processo de decisão.

Os dados que devem ser analisados

Todo o processo de coleta, tratamento e uso de dados deve ser amparado pelos princípios fundamentais do Business Intelligence: ser objetivo e resultar em decisões mais precisas, pois, caso contrário, consumiria recursos e tempo necessários à produtividade organizacional.

O repositório usado para o armazenamento da informação também deve contemplar os requisitos básicos para a gestão de dados: disponibilidade, integridade e confidencialidade. Dessa forma, uma infraestrutura em nuvem responde melhor aos anseios de eficiência e baixo custo, em detrimento de uma infraestrutura legada que demandaria esforços gerenciais, operacionais e investimento financeiro.

Para criar uma estrutura de análise de dados eficiente, em primeiro lugar é preciso estabelecer padrões para que os dados sejam estruturados no repositório. Além disso, é necessário delimitar o objetivo do processo. Em uma indústria, por exemplo:

  • criar estoque mais adequados?
  • Reduzir custos operacionais?
  • Aumentar a previsibilidade de demandas e gastos organizacionais?
  • Aumentar o potencial de vendas?
  • Combater sazonalidade?
  • Aumentar o nível de satisfação dos clientes?
  • Melhorar a performance dos colaboradores em atividades específicas?
  • Aumentar a eficiência da infraestrutura?
  • Reduzir tempo nos processos?

Suponhamos que a empresa tenha uma equipe criada especificamente para conferir notas fiscais de compra de mercadorias. Eles são responsáveis pelo lançamento de alíquotas de impostos, centros de custos e outras informações pertinentes a esses documentos no sistema de gestão usado para integrar informações. Assim, a plataforma nutre o estoque e forma o preço de venda dos produtos que posteriormente serão comercializados.

Com um sistema de extração de dados de documentos, a empresa pode reduzir o quadro de funcionários necessário para realizar essa rotina, pois, automatiza a tarefa por meio da coleta de informações em arquivos XML. Os valores coletados são comparados com as informações que já constam na base de dados, para finalmente serem lançados na plataforma.

O processo se torna mais eficiente, a empresa reduz gastos com mão de obra e tempo para a realização das tarefas, os profissionais podem ser designados a atividades mais estratégicas, os resultados são mais facilmente monitorados e precisos.

Mas existem outras formas de aplicação para essas técnicas de extração de dados e quando falamos de documentos, podemos incluir qualquer forma de apresentação: vídeos, imagens, planilhas, áudios etc.

Uma entidade policial pode utilizar imagens de câmeras de segurança e um sistema de reconhecimento facial para identificar fugitivos da justiça. A Receita Federal cruza os dados enviados nas declarações de Imposto de Renda com as informações disponíveis em repositórios do governo sobre os cidadãos para identificar fraudes.

A empresa pode criar uma estratégia de marketing e vendas mais eficiente: um mix de produtos mais atraente para o perfil do seu público-alvo ou estudar a movimentação de concorrentes no mercado. Pode ainda, estabelecer uma logística de distribuição mais eficaz em regiões onde o consumo do seu produto é maior.

Para garantir melhores resultados operacionais na indústria, é possível analisar os relatórios criados a partir de dados para reduzir índices de desperdício, melhorar a performance da infraestrutura, criar um plano de manutenção preditiva ou alocar investimentos em setores específicos para o aumento da produtividade.

O processo de extração de dados de documentos da Tecnoset

A Tecnoset utiliza a tecnologia Intelligent Capture, que integrada a um poderoso sistema de ECM, permite que a solução gerencie documentos de forma mais precisa, sem demandar marcadores, templates ou palavras-chave para reconhecer a origem do registro e extrair os dados mais relevantes para a empresa.

Os arquivos e dados também podem ser compartilhados facilmente com outros sistemas via webservices, por meio dos formatos XML, EDI, TXT, DBF e XLS. Assim, as contas podem ser digitalizadas ou importadas de outros repositórios, quando já estão em formato digital, e as informações coletadas são enviadas automaticamente para o ERP integrado à solução.

Além disso, são criados alertas proativos para contas faltantes e o gestor pode visualizar, em tempo real, as informações pertinentes para uma decisão mais inteligente: quais contas são prioritárias ou alíquotas e taxas aplicadas, por exemplo.

A solução, que economiza até 80% dos gastos no processamento das contas e de pessoal qualificado necessário para esse processo, disponibiliza um módulo de criação de relatórios gerenciais que permite a análise dos dados contidos no sistema, para propiciar melhores tomadas de decisão.

Agora que você sabe qual a solução ideal para a extração de dados de documentos, entre em contato com a Tecnoset e melhore a gestão da sua empresa!