Talvez você não saiba, mas a maneira como você armazena, compartilha e administra as informações está diretamente associada ao desenvolvimento ou não da sua empresa. Diferentemente das companhias do passado, em que os documentos eram estritamente físicos, e a sua gestão, lenta e pouco produtiva, hoje em dia a informação vai de um ponto a outro do globo em uma velocidade surpreendente.

No entanto, tanta tecnologia requer cuidados relacionados à segurança de documentos, e é sobre isso que vamos falar. Continue lendo este post e confira as boas práticas da gestão de documentos para aplicar na sua empresa. Não perca!

Importância de garantir a segurança de documentos

Na era digital, investir em proteção é indispensável. Gerir eficientemente as informações, sejam elas físicas, sejam digitais, ajuda a prevenir fraudes, roubos e perdas de dados. Tendo em vista que muitos dados são decisivos para a empresa, mantê-los seguros deve ser uma estratégia de negócio.

Sem contar que, em mãos erradas, a informação pode ser prejudicial para a organização, principalmente aquelas relacionadas aos projetos e ao desenvolvimento da empresa. Com base nisso, para garantir a sobrevivência e o crescimento do negócio, a segurança de documentos deve ser tratada como prioridade pelos gestores.

4 práticas que vão garantir a segurança de documentos na empresa

Agora que você entendeu por que é importante manter os dados seguros na organização, veja quais práticas vão tornar isso possível.

1. Mantenha as informações organizadas

Comece organizando as informações de modo que elas sejam gerenciadas com maior facilidade, afinal, documentos não podem ser guardados desordenadamente. Se os documentos são físicos, separe-os em pastas específicas e armazene-as em local adequado, como um depósito ou sala destinada para esse fim. No caso dos dados digitais, um bom software de gestão de documentos é a solução.

2. Faça backups regularmente

Não basta apenas organizar e implementar medidas de proteção contra malwares e hackers, é preciso recorrer ao backup. Em um mercado cada vez mais inovador e digital, esse pode parecer um método ultrapassado, mas não se engane, pois manter cópias de segurança dos arquivos digitalizados ainda é muito eficaz.

Caso você não tenha conhecimento suficiente para realizar backups, aconselhamos a contratação de uma empresa especializada em segurança da informação para fazer backups, principalmente na nuvem.

3. Aposte na gestão de documentos

A gestão de documentos é um excelente primeiro passo para garantir a segurança de dados. Por meio dela, você não só organiza a informação, mas otimiza serviços internos, promove maior agilidade no acesso de dados, reduz custos operacionais, economiza espaço físico e ainda tem maior controle sobre as informações.

4. Oriente os colaboradores

Os colaboradores podem ser grandes aliados na proteção de dados da empresa. Mas é preciso orientá-los com relação aos cuidados. Uma boa ideia é entregar cartilhas com instruções sobre o uso da internet, por exemplo. Invista também em treinamentos voltados para a segurança de dados e revise, pelo menos uma vez ao ano, a política de segurança de informação da empresa.

Como você pode notar, a segurança de documentos vai além da preocupação com vírus e senhas na internet. Dentro ou fora do mundo digital, é preciso adotar medidas que garantam a proteção de dados. Com as dicas que apresentamos neste post, você vai estruturar bem seu negócio e mantê-lo sempre seguro.

E então, o que achou desde conteúdo? Se você gostou, aproveite para ler também sobre como implementar a gestão da informação na sua empresa.