São diversos os fatores que acabam contribuindo para os bons resultados de um negócio. Tarefas diárias, que envolvem marketing, administração, recursos humanos e finanças, por exemplo, compõem a dinâmica de uma empresa e geram grande papelada rotineiramente. Você já pensou na importância de fazer o correto armazenamento de documentos e de mantê-los organizados?

Para manter a sua companhia regularizada, é imprescindível que os documentos sejam guardados de forma correta. Além de assegurar a preservação de livros contábeis, de arquivo morto, entre muitos outros, você pode precisar de arquivos essenciais e antigos sem prévio aviso.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para que você aprenda a armazenar os documentos da sua empresa da melhor forma! Continue acompanhando e aproveite! Boa leitura!

Desenvolva padrões de nomeação

É essencial que você faça uma boa análise do que está sendo arquivado na sua empresa. Além da importância histórica e operacional de alguns arquivos, ainda há a preocupação de realizar uma boa gestão dos documentos estratégicos e de todos os que precisam ser armazenados por exigência legal.

Para solucionar tudo isso de uma vez só, é necessário separar e classificar. O mais indicado é agrupar por departamento ou assunto e também em ordem cronológica. Assim, vai ser bem mais fácil encontrar os documentos. Se a quantidade for muito grande e houver arquivos que podem estar ligados a mais de um tema, projeto ou área ao mesmo tempo, uma boa ideia é criar um índice, para facilitar as buscas.

É comum usar abreviaturas, códigos e até cores para que a identificação de cada setor fique mais rápida. Se for o caso, procure criar um índice geral para que possa servir de fonte de consulta. Não se esqueça, ainda, de manter uma boa indicação do que pode e precisa ser desprezado a partir do destaque para a data de validade.

Identifique o que pode ser descartado

Um armazenamento correto de documentos também deve incluir o processo de descarte, pois, desse modo, evita-se o acúmulo de arquivos tanto no meio físico quanto no virtual.

É importante manter apenas os materiais realmente necessários e úteis para o negócio. Contudo, muito cuidado no momento de fazer a exclusão, pois é preciso analisar prazos mínimos de armazenagem, sobretudo para os documentos fiscais.

Faça monitoramento dos arquivos

Para ter um bom controle, é fundamental e necessário realizar o monitoramento dos arquivos. Um erro bastante comum é usar ferramentas físicas de monitoramento de documentos que não sejam capazes de acompanhar o crescimento da quantidade de arquivos produzidos e armazenados, como é o caso de tabelas, fichas e cadernos de anotações.

Além de elas gerarem pilhas sempre que a organização produz mais documentos, a pesquisa por arquivos pode ser improdutiva e demorada, já que vai ser necessário olhar folha por folha até que se encontre o que está sendo procurado.

Ainda que se utilizem sumários e índices, a tendência é que a consulta, por meio deles, fique mais difícil também com o aumento da quantidade de arquivos. O mesmo vale para controles realizados em planilhas eletrônicas, afinal, elas tendem a ser menos eficientes quando a quantidade de material é muito grande e são mais complexas de organizar.

Dessa forma, é bem comum ter planilhas que tratam de um mesmo assunto, como os controles de documentos, que estão em diversos computadores e sistemas. Isso torna mais difícil a busca por arquivos e também acarreta perda de tempo sempre que é preciso reagrupá-las e reestruturá-las para melhorar a organização.

Pensando em uma gestão de documentos que seja realmente eficiente, o armazenamento precisa de um sistema que faça o monitoramento de todas as modificações e atualizações realizadas em um documento. Identificar quem teve acesso a tal arquivo e o propósito da consulta é uma boa ação de segurança, que evita vazamento de dados confidenciais.

Invista em segurança

Uma dica muito importante é sempre investir em bons sistemas de segurança para proteger todos os arquivos da empresa, principalmente informações de consumidores e colaboradores. Dessa maneira, você vai evitar riscos de vazamento que podem acabar comprometendo a reputação da marca.

Invista na digitalização

Muitos dos documentos que são usados na empresa podem ser necessários apenas para consultar algum dado, de forma que não é preciso realmente ter acesso a eles fisicamente. A digitalização de arquivos é, portanto, uma solução que proporciona várias vantagens.

Além de eliminar o risco à integridade do documento, de proteger os originais de um manuseio pouco cuidadoso e ainda impedir que se percam ou sejam guardados em um local indevido, a digitalização agiliza bastante a procura por arquivos, tornado o acesso possível para pessoas e setores que estejam fisicamente afastados.

A dica é digitalizar o máximo possível. Quanto mais documentos virtuais, tenha certeza de que menos espaço físico vai ser necessário. Sem contar que o compartilhamento de arquivos passa a ser mais eficiente e rápido. Hoje em dia, recibos, notas, comprovantes e demais itens fiscais já contam com versões eletrônicas, assinadas de forma digital.

É preciso investir na digitalização o quanto antes. Ela proporciona vários benefícios para a empresa, tais como:

  • reduzir a perda de documentos devido aos fatores natureza e tempo;
  • reduzir vários prejuízos com a perda de documentos relevantes;
  • reduzir os gastos e das despesas com materiais para escritório;
  • dificultar fraudes;
  • acesso a imagens nítidas e com opção de tamanhos;
  • serviço rápido e eficiente.

Além disso, é importante deixar claro que a digitalização de documentos não é ótima apenas para o seu negócio, afinal, ela também beneficia o meio ambiente, já que papéis têm por matéria-prima as árvores. Acaba, ainda, reduzindo o lixo produzido, diminuindo ainda mais o impacto no meio ambiente.

Assim, a digitalização vai reduzir consideravelmente o consumo de papel da sua companhia para um planeta mais verde, o que agrada — e muito — aos clientes.

Agora que você já está ciente das tantas vantagens que a digitalização traz para a sua empresa, saiba que a solução certa para seu negócio é entrar em contato com a Tecnoset para fazer a digitalização e garantir um excelente armazenamento de documentos na sua empresa!

Ficou interessado? Quer garantir um serviço rápido e ainda reduzir custos? Então, não perca mais tempo e entre em contato conosco agora mesmo!