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A automação de TI pode ser definida como a utilização de softwares voltados à criação de processos e instruções reproduzíveis, sendo capazes de reduzir ou substituir as interações humanas com os sistemas de Tecnologia da Informação.

A solução opera dentro do escopo dessas instruções, estruturas e ferramentas, a fim de executar tarefas limitando consideravelmente as intervenções humanas. Com efeito, a automação é crucial para atingir a otimização do setor de TI e assegurar os benefícios da transformação digital na empresa.

Os ambientes de TI mais dinâmicos e modernos devem ter a possibilidade de escalar em velocidades jamais vistas, de modo que a automação de TI é imprescindível para proporcionar isso.

Sendo assim, apresentamos, ao longo deste artigo, 4 excelentes maneiras de promover a automação de TI em sua organização. Boa leitura!

1. Servidores na nuvem

Essa solução é uma das principais responsáveis pela simplificação das atividades dos líderes empresariais e gestores de TI. A partir do apoio proporcionado pela cloud computing, fica mais fácil obter agilidade, garantindo uma implantação consistente e rápida de novos servidores.

Há, no mercado, fornecedores que dão todo o suporte necessário aos sistemas operacionais de maior relevância, bem como oferecem recursos e serviços de automação que permitem uma considerável redução de custos relativos à locação de infraestrutura e espaço, além de muitas outras vantagens.

O uso dos servidores na nuvem aumenta, também, a eficiência operacional, à medida que disponibiliza dados em tempo real para diversos dispositivos que, por sua vez, só precisam estar conectados à internet.

2. Help Desk

Vale mencionar que essa ferramenta atua com base nos princípios do ERP (sigla inglesa para “Planejamento de Recursos Empresariais”, em tradução livre). Trata-se, dito de outra forma, de um software que viabiliza o armazenamento de todos os dados do negócio e a automação, assegurando, desse modo, o sucesso da solução de automação de TI nos mais variados níveis.

Existem sistemas de Help Desk no mercado que podem oferecer acessibilidade e suporte total para a utilização em computadores com sistemas operacionais iOS, Android, Linux, Mac e Windows.

Isso traz uma mobilidade ainda maior aos seus usuários que, assim, não ficam dependentes de um sistema único, uma vez que podem optar pelo que mais se adequa às necessidades reais da empresa.

Há, também, alternativas de armazenamento de dados em nuvem que, conforme mencionado, impedem que gestores e colaboradores se tornem “reféns” do desktop. A partir do total controle de processos, por meio da automação de TI, os sistemas de Help Desk asseguram o êxito dos trâmites de checagem, mediante uma ferramenta que permite um alcance de quase 100% em automatização de processos.

Ademais, para todos os profissionais que usam os recursos do Help Desk, muitas soluções do mercado fornecem monitoramento em tempo real para a resolução de problemas, bem como um acompanhamento preventivo para eventuais complicações.

3. Fluxos de processos de atendimento

O fluxo de atendimento às demandas de cada usuário é um dos mais relevantes fatores para qualquer empresa. Nesse contexto, a automação de TI permite a eliminação de processos realizados manualmente sem, para tanto, requerer grandes investimentos. Dentre os exemplos práticos destacam-se:

• a redefinição de senhas;
• o monitoramento de usuários;
• a geração de relatórios;
• a criação de acessos para novos usuários.

Os atendimentos podem ainda, como visto, serem automatizados em níveis superiores, a partir do uso de ferramentas de alto desempenho, como o Help Desk.

4. Documentação automática

Ao adotar a automação de TI, é fundamental gerir a documentação de processos com a mesma ferramenta. Além da facilidade inerente à utilização da interface disponibilizada, é possível gerar relatórios com layouts intuitivos e organizados, além de ganhar tempo na implantação de otimizações, treinar os operadores e auxiliar os responsáveis pela aplicação correta dos procedimentos documentados automaticamente.

Cumpre ressaltar, por fim, que a integração dessas funcionalidades pode trazer resultados expressivos para a sua empresa, sobretudo, porque a automação de TI possibilita que os ambientes sejam replicados com mais segurança, reduzindo as possibilidades de erros. Os níveis de qualidade podem ser igualmente aprimorados, pois, com parâmetros claramente estabelecidos, todas as entregas cumprem exatamente as funções esperadas, evitando os retrabalhos e o comprometimento da eficiência.

Se você gostou do artigo, não perca a oportunidade de conferir como a integradora de serviços de TI pode transformar a sua organização!

Nos atuais ambientes competitivos, cada vez mais acirrados, a Governança de TI é um elemento crucial da Governança Corporativa, com especial destaque no desenvolvimento de estratégias e na definição de metas organizacionais.

Trata-se, na prática, da associação estruturada de uma série de habilidades, competências, responsabilidades e diretrizes, assumidas e compartilhadas por usuários e técnicos de TI, bem como por gestores e líderes empresariais.

Os principais objetivos englobam o oferecimento de suporte para embasar os processos decisórios, a otimização da aplicação de recursos e a garantia da segurança das informações, tudo devidamente alinhado com as metas estratégicas, a missão e a visão das empresas, a fim de assegurar a devida credibilidade e transparência dos processos.

Pensando nisso apresentamos, ao longo deste artigo, as 4 melhores práticas da Governança de TI aliadas à Governança Corporativa. Boa leitura!

1. Definir indicadores

Todos sabemos que aquilo que não pode ser mensurado, também não pode ser otimizado. Essa é a ideia que mais nos vem à mente quando se trata de indicadores, não é mesmo? Porém, não se preocupe: embora essa ideia esteja correta, obter sucesso não é uma missão impossível, à medida que a definição de indicadores não é algo extremamente complexo.

Você deve, antes de mais nada, refletir onde deseja que sua equipe de TI chegue daqui a seis meses, quais resultados devem ser gerados e quais objetivos devem ser atingidos.

A partir das respostas dadas a esses questionamentos ficará mais fácil identificar quais são os KPIs (sigla inglesa para Indicadores-Chave de Performance, em tradução livre) mais adequados para sua Governança de TI.

2. Treinar a equipe

Os membros da sua equipe não se sentirão automaticamente confortáveis com a implementação das práticas de Governança de TI. Se você realmente visa a implementação dessas práticas, é imprescindível treinar a equipe.

Sendo assim, é altamente recomendável contar com o apoio de especialistas externos para assegurar a qualificação das capacitações. Além disso, a equipe se sentirá mais amparada e segura a partir das orientações de autoridades amplamente reconhecidas no assunto.

Vale lembrar, também, que os especialistas podem oferecer dicas e sugestões valiosas para todos obterem ainda mais êxito nesse processo.

3. Criar políticas de segurança

Um dos maiores benefícios de implementar boas práticas de Governança de TI é, conforme mencionado, garantir maiores níveis de segurança para os seus sistemas e a própria equipe. À medida que o setor de TI atua de forma praticamente exclusiva com sistemas virtuais, ele, portanto, é naturalmente vulnerável aos ciberataques e à exposição de dados.

Nesse contexto, a adoção de políticas de privacidade e segurança é indispensável para coibir falhas e evitar surpresas desagradáveis. As principais formas de proteger as informações mais críticas da sua organização incluem, por exemplo:

• adoção de protocolos de segurança;
• criptografia;
• modelos complexos de autenticação;
• implantação de sistemas voltados ao monitoramento de redes, dentre outros.

4. Gerir riscos

Você já imaginou como seria definir todas essas políticas e práticas e, ainda assim, perder todas as informações devido a uma simples pane no sistema? Essa possibilidade é francamente assustadora, para dizer o mínimo.

Felizmente, a partir da Governança de TI é possível fazer um eficiente gerenciamento de riscos, detectando, ponto a ponto, os aspectos que podem gerar erros e identificando o que deve ser feito em cada caso.

Essa iniciativa, além de impedir a existência de perdas e danos irreparáveis, proporciona mais segurança para sua equipe que, assim, saberá precisamente como agir em momentos de crises extremas.

Cumpre ressaltar, por fim, a importância da monitoração dos processos corporativos para conquistar resultados. Nesse sentido, a Governança de TI é a solução ideal para assegurar o funcionamento sincronizado desses processos, o que demonstra que o setor de TI não se resume ao oferecimento de suporte aos negócios, mas um elemento fundamental de qualquer planejamento estratégico que se queira bem-sucedido.

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O cenário ideal em qualquer empresa é aquele em que se pode prever custos operacionais e administrativos, também conhecido como previsibilidade de gastos.

Contudo, nem todos os gestores conseguem aplicar essa estratégia em suas empresas, seja pela falta de conhecimento, ou simples inexperiência por parte da equipe.

Neste post, nosso objetivo é mostrar para você como é possível alcançar a previsibilidade de gastos em sua empresa, a importância desse controle e as vantagens de aplicar essa estratégia. Boa leitura!

A importância da previsibilidade dos gastos

A gestão financeira de qualquer empresa, independentemente do mercado em que atua, é fundamental para garantir o retorno sobre os investimentos e manter a lucratividade da organização.

Afinal, nenhuma empresa que mantenha seu financeiro desorganizado consegue crescer de forma constante. É preciso ter um controle sobre as diversas variáveis contábeis.

Entre elas, existe uma que se destaque, a previsibilidade de gastos, que permite a criação de um orçamento a ser seguido durante um determinado período e descreve os valores disponíveis para despesas e investimentos dentro da empresa.

Para garantir que isso aconteça, é necessário manter uma organização financeira eficiente, evitando situações que levam ao desequilíbrio fiscal, ou seja, que fujam ao orçamento e que prejudiquem a lucratividade.

Por conta disso é tão importante criar uma previsibilidade de gastos. Afinal, por meio dela podemos ter uma visão acerca do quanto se pode gastar e o potencial de investimento para determinadas ações.

Para isso, os gestores devem focar em traçar estratégias que levem em conta uma série de fatores, como as relações e indicadores acerca de colaboradores, estoques e fornecedores.

Esse gerenciamento eficaz dos gastos permite ter uma visão melhor sobre desperdícios e facilita o controle de recursos dentro da empresa, permitindo um crescimento muito mais natural da instituição.

Os benefícios desse controle

Existem vários benefícios ao aplicar a previsibilidade de gastos dentro de uma empresa. Reunimos uma pequena lista com alguns deles:

• melhoria dos investimentos: conhecer melhor o potencial de investimento real da empresa para um futuro próximo a curto e longo prazo;
• controle de histórico: informações precisas que subsidiam as tomadas de decisão;
• previsão de cenários futuros: muito mais precisão acerca das decisões;
• redução de custos: visualização dos desperdícios e falhas em processos permitindo a sua redução ou eliminação;
• aumento da produtividade: auxilia na concretização de metas traçadas para a empresa.

Dicas para aplicar a previsibilidade

Existem algumas ações que podem ser tomadas para melhorar a previsibilidade dos gastos dentro de qualquer empresa. Separamos algumas dicas valiosas que podem ajudar você nessa empreitada.

Conhecer seus custos

O primeiro passo para realizar uma previsibilidade de gastos é conhecer quais são os reais custos operacionais e administrativos de sua empresa.

O erro de muitos gestores é deixar de levar em consideração uma série de custos, que têm um peso extra sobre os orçamentos da companhia e prejudicam o levantamento geral.

Todo e qualquer gasto deve ser levantado e catalogado para constar na previsibilidade de gastos, como, por exemplo, o custo de suprimentos, softwares e hardwares, salários, aluguéis entre outros.

Realizar a previsão com base em dados anteriores

A melhor maneira de controlar os custos dentro de uma empresa é tê-los alinhados, publicados e claros em um dashboard, para que toda a área gerencial da instituição consiga enxergá-los.

Quanto mais transparente você for com os custos que tem, pelo menos para a área decisória, mais fácil ficará o controle dos processos — tudo aquilo que for visto será lembrado.

Podemos dizer, então, que para controlar melhor os custos da empresa é preciso trazer todos os históricos de dados para um dashboard de fácil visualização e controle.

Invista em data analytics

Decisões baseadas em dados tendem a ser muito mais corretas. Por conta disso, adquirir um software de gestão financeira pode ser uma boa ideia para melhorar a previsibilidade dos custos.

Ao utilizar um sistema de data analytics, aliado a soluções cloud computing, as informações se tornam muito mais claras e o controle acontece de forma mais simples e fácil.

Gerencie os custos de perto

É fundamental manter o controle de caixa e uma estratégia de gastos, pois qualquer deslize pode afetar diretamente os resultados da instituição e prejudicar a sua lucratividade.

Por conta disso, o processo de previsibilidade de gastos não é algo pontual, que se realiza apenas uma vez e deixa-se de lado logo depois. Esse é um processo contínuo, que demanda tempo e atenção.

É preciso agir de forma proativa, não apenas criando um orçamento geral, mas acompanhando de perto a sua realização ao longo do período determinado e verificando qualquer ponto fora da curva.

Caso os gastos não se concretizem conforme o planejado, deve-se buscar entender o porquê de existir esse comportamento e quais as atitudes de contenção devem ser tomadas a respeito.

A terceirização da TI

A TI é uma das dores constantes dentro das empresas, principalmente pelo problema relativo à falta de previsibilidade de seus custos, uma vez que diversas situações podem ocorrer e fugir ao controle da gestão. Dessa forma, é preciso buscar alternativas que permitam realizar um controle orçamentário mais eficaz desse ativo tão importante para qualquer organização.

Uma das saídas para melhorar a previsibilidade dos custos é o Outsourcing, também conhecido como a terceirização da TI, a utilização de uma empresa externa para cuidar de determinados ativos de tecnologia ou todos, visando reduzir e controlar gastos.

Por exemplo, falando exclusivamente sobre impressão, a Tecnoset cria relatórios bem específicos para que os dados sejam transparentes para o cliente.

Além da disponibilidade da impressão, a Tecnoset também permite visualizar de qual forma o cliente está utilizando o serviço em relação a custos, mostramos como o RH e demais setores estão gastando com impressão.

Isso permite tomar decisões estratégicas. Por exemplo, um relatório financeiro que é impresso todo mês pode ser digital, evitando gastos desnecessários, contribuindo para a sustentabilidade e agilizando o processo.

Como você pôde perceber ao longo deste texto, uma gestão financeira eficiente permite a criação de um planejamento de custos muito mais satisfatório e a criação de uma previsibilidade acerca dos gastos da empresa.

Além de garantir o entendimento sobre o que está impedindo o desenvolvimento do negócio, essa técnica também permite atuar de forma preventiva na proteção dos ativos financeiros da empresa.

Chegamos ao final deste post e esperamos que tenha ficado claro para você o quão importante é trabalhar a previsibilidade de gastos dentro de sua empresa.

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