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Veja os 4 principais indicadores de TI que sua empresa deve adotar

Você utiliza indicadores de TI no seu dia a dia? As métricas de performance são uma ferramenta fundamental para tornar os equipamentos mais eficazes e as rotinas operacionais alinhadas com as demandas dos usuários. Com elas, os gestores podem avaliar continuamente se existem problemas nos fluxos de trabalho e, com isso, aplicar melhorias precisas nas suas práticas de governança.

Os indicadores também podem ser vistos como uma forma planejar melhorias e colocar a TI no centro das operações corporativas. Desse modo, há a geração de ganhos de performance e inovação em todos os setores.

Quer saber, então, quais utilizar? Continue a leitura deste post?

1. Número de chamados atendidos no primeiro contato

O melhor atendimento de suporte é aquele capaz de solucionar o problema logo no primeiro contato. Por isso, sempre busque identificar quando isso ocorre, quais times fazem isso com mais frequência e os que têm mais dificuldades para realizar esse objetivo.

Todos os dados obtidos com esse indicador podem ser aplicados para projetar alinhamento de conhecimentos e treinamentos. Ao mesmo tempo, as equipes podem avaliar quais práticas devem ser abandonadas. Desse modo, o fluxo de trabalho sempre será feito por pessoas capacitadas em utilizar as melhores técnicas disponíveis.

2. Nível de satisfação dos usuários

Mensurado por meio de pesquisas, o índice de satisfação dos usuários auxilia os times a identificarem se o atendimento utiliza estratégias adequadas. Ou seja, ele permite avaliar a qualidade dos roteiros de atendimento, a sua agilidade e nível de empatia. Desse modo, o gestor pode aplicar melhorias, gerar novos processos de suporte e garantir que o time sempre será capaz de entregar uma experiência de ponta.

3. Tempo médio de resolução de chamados

Além de solucionar demandas logo no primeiro chamado, o ideal é que times de TI que trabalham com o suporte aos usuários possam solucionar problemas rapidamente. Por isso, sempre faça uma análise do tempo médio de resolução de chamados e como ele varia a partir do nível de demanda existente.

Esse indicador de TI deve ser trabalhado com cuidado. Chamados atendidos com rapidez, em alguns cenários, podem indicar um suporte pouco cuidadoso e ineficaz, ainda que produtivo. Ao mesmo tempo, longos tempos para a prestação de suporte servem de indicadores de que o time deve ser ampliado, seja com o apoio de equipes terceirizadas ou a contratação direta de novas pessoas.

4. Média de disponibilidade de sistemas

Uma infraestrutura de TI só é eficaz se for possível utilizá-la. Por isso, sempre mensure a média da disponibilidade dos sistemas críticos. Isso auxiliará na avaliação de quais aparelhos apresentam mais problemas e como eles podem ser moldados para entregar uma performance contínua.

Métricas de performance já são comuns em várias áreas da economia. Elas garantem que o gestor avaliará continuamente a qualidade das operações. Ao mesmo tempo, evitam atrasos na entrega de resultados e que problemas não sejam corrigidos rapidamente, causando grandes prejuízos.

Para que o uso de indicadores de performance seja eficiente, porém, o gestor deve ter um bom controle sobre os dados. As informações precisam ser bem armazenadas e o seu acesso disponibilizado apenas para os times necessários. Desse modo, as pessoas certas poderão identificar problemas e aplicar melhorias sem colocar informações estratégias expostas a terceiros.

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Segurança em impressão: conheça as tendências da área

Você já ouviu falar em segurança em impressão? Conforme a transformação digital avança e nos fornece cada vez mais soluções tecnológicas, a vulnerabilidade também se torna um problema, com cada vez mais casos de invasão e roubo de dados.

A maioria das empresas trabalha hoje com várias informações confidenciais e de sensibilidade interna, sendo que boa parte delas pode estar vulnerável a perda e roubo sem ao menos se dar conta dessa situação.

Tal cenário se torna perigoso para as organizações, que acabam por investir em várias áreas buscando por segurança e deixam determinados setores, como a impressão de documentos, descobertos. Vamos falar um pouco mais sobre isso ao longo deste post. Acompanhe!

O que é segurança em impressão?

É comum em qualquer empresa que as impressoras sejam compartilhadas por todos os colaboradores, sem nenhum tipo de restrição.

Então, imagine o seguinte cenário: um funcionário, com acesso a dados altamente restritos, envia um determinado arquivo para a impressão. Após isso, ele se distrai e demora a se dirigir até a impressora. Alguns minutos depois ele chega lá e as folhas que ele havia enviado já não se encontram no local porque foram levadas por engano por outro colaborador. O final da história você já deve imaginar: vazamento de informações.

A depender dos dados que foram impressos, isso pode causar contendas internas ou até mesmo vazar do ambiente corporativo e trazer desentendimento com clientes e fornecedores.

Esse é apenas um exemplo simples de como é importante investir em segurança em impressão para evitar esse tipo de cenário prejudicial ao negócio, sendo que ainda existem várias outras situações adversas que podem ocorrer envolvendo a impressão de documentos.

Podemos concluir então que a segurança em impressão é o ato de blindar, por meio de políticas de proteção e tecnologias, a impressão de documentos com informações sensíveis.

Qual o cenário atual da segurança em impressão?

Lançada pela Quocirca, empresa de segurança, em fevereiro de 2019, o relatório Global Print Security Landscape nos dá uma visão geral de como a segurança em impressão está sendo aplicada no mundo hoje, sendo que dentre as mais diversas informações, algumas se destacam. Veja quais são elas!

A demanda de impressão continua

Mesmo com a digitalização de documentos caminhando a passos largos, a maioria das empresas continua dependente da impressão de arquivos em seus processos empresariais.

A demanda causa riscos

Essa dependência de impressão e o atraso tecnológico atual nesse campo cria riscos para a segurança de qualquer organização.

Existem poucos líderes

De acordo com os dados apresentados na pesquisa, a maturidade da segurança no ambiente de impressão é muito variável, sendo que apenas 27% podem ser consideradas líderes em segurança em impressão, 17% são retardatários e o restante se encaixa como seguidores. Nessa conta os EUA aparecem como os melhores colocados, com 36% das empresas líderes e o Reino Unido o retardatário, com 18% de líderes.

Gastos com impressão estão aumentando

De acordo com a média relatada na pesquisa, 11% dos gastos em segurança estão sendo direcionados para a impressão e 77% dos participantes relatam que seus gastos na área vão aumentar.

Custos de violação são altos

Segundo o relatório, 11% de todos os casos de violação de dados estão ligados à impressão. De todos os participantes da pesquisa, 59% alegaram perdas de dados, gerando prejuízos financeiros, além de perda de produtividade e receita.

Malwares são uma grande preocupação

Para boa parte dos entrevistados, 70%, os vírus são a grande preocupação, porém, analisando os incidentes relatados, malwares são responsáveis por apenas 32% deles.

Outsourcing de impressão melhora a segurança

76% dos líderes de impressão, aqueles com maior nível de segurança, utilizam algum tipo de outsourcing para maximizar suas ações, demonstrando que essa é a melhor saída em termos de segurança.

A maioria das organizações já avaliou a segurança em impressão

70% dos participantes já realizaram algum tipo de avaliação e estão cientes das demandas de melhoria em segurança.

A aplicação de soluções varia

Em uma média, 51% da empresas aplica políticas claras de impressão enquanto que 48% realiza atualizações regulares.

Quais as tendências atuais?

Com a visualização da importância da segurança em impressão, estamos vendo o surgimento de várias tendências no mercado em busca desse objetivo. Veja algumas delas.

Proteção de dados

Conforme aumentam os casos de violação de dados e vazamento de informações, as organizações estão mais preocupadas em proteger seus ativos, aplicando tecnologias como monitoramento de redes e dispositivos que contam com controle de acesso.

Segurança à arquitetura e interfaces de seus produtos

Fabricantes de equipamentos de impressão estão buscando adequar suas soluções às novas demandas de segurança, realizando mudanças em arquiteturas e interfaces de seus produtos de acordo com as novas exigências do mercado.

Atualizações automáticas

Outra tendência interessante são as atualizações automáticas. Algo visto apenas em computadores, também já está presente em equipamentos de impressão, que podem ser atualizados com novos sistemas sempre que lançados.

Integração do gerenciamento de impressão à segurança de TI

Os dispositivos de impressão estão cada vez mais inteligentes e com isso espera-se que eles possam identificar comportamentos suspeitos, verificar falhas e corrigir e comunicar eventos inapropriados a um sistema de gestão geral. Dessa forma, o controle é muito mais eficaz.

Conscientização da empresa sobre boas práticas

A segurança em impressão depende de uma soma de fatores, sendo que a política interna e as boas práticas são as mais importantes. Em um ambiente orientado para a conformidade, as pessoas devem estar cientes de seus papéis para manter os dados seguros.

Qual o papel do outsourcing de impressão?

Um dos grandes problemas de se pensar a segurança em impressão é que essa é mais uma responsabilidade que acaba recaindo sobre o departamento de TI da empresa, tornando seu fardo mais pesado e, muitas vezes, sofrendo pela falta de know-how no assunto.

Dessa forma, uma das soluções que apresenta o melhor custo benefício é o investimento no outsourcing de impressão, uma empresa terceirizada, com conhecimento e contando com profissionais especializados, para montar um parque de impressão seguro.

Sendo assim, não apenas sua organização poderá manter protegidos seus ativos e informações sensíveis, como também poderão usufruir de todas as outras vantagens do outsourcing, como redução de custos, melhores tecnologias e know-how no mercado.

Esperamos que, ao finalizar a leitura deste post, você tenha uma visão real da importância da segurança em impressão e como a aplicação do outsourcing pode ser a melhor escolha para proteger a sua empresa.

Se quiser saber mais sobre o assunto, baixe agora mesmo nosso e-book e confira as tendências em impressão corporativa!

O que é core business e por que sua empresa precisa defini-lo

Core business, cuja tradução significa negócio principal, é justamente o que sua denominação descreve: o motivo pelo qual a empresa está no mercado.

Para um banco, é a gestão de capital; para uma boutique, a venda de roupas; para uma hamburgueria; a venda de sanduíches. Tem grande importância para as empresas porque é o aspecto que mais deve ser considerado para o crescimento sustentável e longevo do negócio.

Mas está condicionado à capacidade dos gestores de reconhecerem que atividades secundárias podem ser terceirizadas para desonerar sua jornada de trabalho e rotinas massivas em função do estabelecimento de estratégias mais eficazes para o desempenho e a lucratividade da empresa.

Veja como definir seu core business e quais aspectos devem ser contemplados para que os gestores possam se dedicar integralmente ao objetivo principal da sua empresa.

Como definir o seu core business?

Definir o core business pode parecer fácil para algumas empresas, mas, para outras, a resposta está escondida em questões como qual o seu público-alvo e os diferenciais do seu negócio.

Logo, é preciso delimitar adequadamente seu campo de atuação para identificar um foco ou buscar nas adjacências do negócio o que poderia se tornar uma oportunidade de reforço de sua rentabilidade.

Isso está relacionado à segmentação de clientes, para que seu público não seja supervalorizado nem subvalorizado, ou para que nenhuma parcela de mercado tenha consumidores potenciais esquecidos.

Muitas vezes o core business de um negócio está mais relacionado ao modo como a empresa vende e é reconhecida pelos seus clientes do que pelo que ela produz.

Independentemente disso, quanto maior for o potencial de inovação do negócio, maior será o seu diferencial e mais facilmente seu core business será percebido.

Quais mudanças permitem aos gestores se dedicarem ao seu core business?

Quando os gestores dedicam-se ao seu core business, aumentam sua capacidade de reconhecer mudanças que poderiam ser implementadas para a melhoria do desempenho de seus liderados e dos processos e, por consequência, atuam mais estrategicamente em função da lucratividade da empresa. Para viabilizar uma atuação voltada ao seu core business, o gestor deve efetivar ações como as que descrevemos a seguir.

Planejamento estruturado

Nenhuma mudança é benéfica sem planejamento. Por isso, escolha uma ferramenta como a matriz FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) — também conhecida como SWOT —, para delimitar qual o perfil do seu negócio e os pontos que poderiam ser melhorados com uma gestão mais direcionada.

Automação de processos

A automação permite que atividades que antes seriam manuais sejam executadas automaticamente. Assim, o tempo entre um processo e outro ou o período total demandado para uma ação é otimizado.

Isso aumenta a eficiência global da empresa, minimiza erros e retrabalhos, além de desonerar o fluxo de caixa com a redução de custos adicionais que seriam pagos em mão de obra ociosa, por exemplo, que pode ser dispensada devido ao uso da tecnologia.

Essa automação pode ser feita por meio do uso de sistemas de gestão, de elaboração de projetos ou planejamento de atividades. Ao otimizar o tempo de trabalho de toda a equipe, outros profissionais podem ser alocados estrategicamente para atuar em função do core business da empresa e não somente a alta gestão do negócio.

Terceirização de serviços secundários

Muitos processos secundários podem ser terceirizados para facilitar a dedicação dos profissionais ao core business da empresa. A nova legislação trabalhista, inclusive, permite que o outsourcing seja possível em atividades-fim. Com isso, uma pizzaria poderia terceirizar a mão de obra do pizzaiolo, por exemplo.

Na terceirização, o importante é criar níveis de SLA (Service Level Agreement ou acordo de nível de serviço) pertinentes ao conceito de qualidade estabelecido para a relação. Tudo deve ser documentado em contrato e os resultados revistos regularmente. Assim, os gestores não perdem o controle sobre seus processos.

Uso de dados estratégicos

O uso de dados estratégicos para uma tomada de decisão mais acertada é muito mais uma questão de sobrevivência do que de competitividade. Por isso, focar em planos mais eficientes está condicionado ao volume de informação pertinente disponível e a capacidade de interpretar e usar o que foi concluído a partir dessa informação.

Agora que você sabe o quanto essas questões são importantes para se dedicar exclusivamente ao seu core business, aprofunde seu conhecimento sobre o uso de dados estratégicos: descubra como a cultura de tomada de decisões baseada em dados pode melhorar o desempenho do seu negócio!

Extração de dados de documentos: entenda a importância

A extração de dados de documentos é uma rotina de Business Intelligence (BI): um diferencial de empresas que buscam automatizar atividades e tomar decisões mais ágeis e acertadas. Não à toa o Big Data é considerado o “novo petróleo” — fruto da transformação digital, com o surgimento de ferramentas inovadoras para a coleta, tratamento e armazenamento de informações estratégicas, será determinante para a permanência de empresas no mercado.

São informações coletadas de diversas fontes: plataformas de gestão, páginas da Internet, ferramentas de monitoramento, redes sociais etc., que ajudam a delimitar perfis e tendências de comportamento dos clientes, mas também permitem que rotinas organizacionais, como lançamentos de notas fiscais, sejam automatizadas e, consequentemente, mais eficazes.

É nesse contexto que se encaixam as soluções de ETL (Extract Transform Load), que permitem integrar dados de várias fontes e validá-los em diferentes sistemas de destino para serem interpretados e usados nas decisões gerenciais, uma plataforma gerencial (ERP — Enterprise Resource Planning), por exemplo. Entenda por que a extração de dados de documentos é importante e quais informações devem ser analisadas em uma gestão eficiente.

A importância dos dados na tomada de decisão

Os dados têm grande importância em uma gestão corporativa. Apoiam os gestores na criação de estratégias mais competitivas, amparam as operações mais eficientes e as decisões que serão tomadas para impactar positivamente o negócio.

O que torna possível o uso de dados nesses processos é a junção da tecnologia com a capacidade de interpretação e gestão dos resultados, pois em Business Intelligence não é possível armazenar um grande volume de dados sem que todo esse arcabouço seja transformado em conhecimento para amparar decisões mais acertadas.

São os relatórios produzidos a partir desse grande volume de informação que serão usados para garantir agilidade e precisão nas ações tomadas a partir de sua análise. Os dados também podem ser usados para compor séries históricas, que por meio de comparação são avaliados em longo prazo e aumentam a abrangência do processo de decisão.

Os dados que devem ser analisados

Todo o processo de coleta, tratamento e uso de dados deve ser amparado pelos princípios fundamentais do Business Intelligence: ser objetivo e resultar em decisões mais precisas, pois, caso contrário, consumiria recursos e tempo necessários à produtividade organizacional.

O repositório usado para o armazenamento da informação também deve contemplar os requisitos básicos para a gestão de dados: disponibilidade, integridade e confidencialidade. Dessa forma, uma infraestrutura em nuvem responde melhor aos anseios de eficiência e baixo custo, em detrimento de uma infraestrutura legada que demandaria esforços gerenciais, operacionais e investimento financeiro.

Para criar uma estrutura de análise de dados eficiente, em primeiro lugar é preciso estabelecer padrões para que os dados sejam estruturados no repositório. Além disso, é necessário delimitar o objetivo do processo. Em uma indústria, por exemplo:

criar estoque mais adequados?
Reduzir custos operacionais?
Aumentar a previsibilidade de demandas e gastos organizacionais?
Aumentar o potencial de vendas?
Combater sazonalidade?
Aumentar o nível de satisfação dos clientes?
Melhorar a performance dos colaboradores em atividades específicas?
Aumentar a eficiência da infraestrutura?
Reduzir tempo nos processos?

Suponhamos que a empresa tenha uma equipe criada especificamente para conferir notas fiscais de compra de mercadorias. Eles são responsáveis pelo lançamento de alíquotas de impostos, centros de custos e outras informações pertinentes a esses documentos no sistema de gestão usado para integrar informações. Assim, a plataforma nutre o estoque e forma o preço de venda dos produtos que posteriormente serão comercializados.

Com um sistema de extração de dados de documentos, a empresa pode reduzir o quadro de funcionários necessário para realizar essa rotina, pois, automatiza a tarefa por meio da coleta de informações em arquivos XML. Os valores coletados são comparados com as informações que já constam na base de dados, para finalmente serem lançados na plataforma.

O processo se torna mais eficiente, a empresa reduz gastos com mão de obra e tempo para a realização das tarefas, os profissionais podem ser designados a atividades mais estratégicas, os resultados são mais facilmente monitorados e precisos.

Mas existem outras formas de aplicação para essas técnicas de extração de dados e quando falamos de documentos, podemos incluir qualquer forma de apresentação: vídeos, imagens, planilhas, áudios etc.

Uma entidade policial pode utilizar imagens de câmeras de segurança e um sistema de reconhecimento facial para identificar fugitivos da justiça. A Receita Federal cruza os dados enviados nas declarações de Imposto de Renda com as informações disponíveis em repositórios do governo sobre os cidadãos para identificar fraudes.

A empresa pode criar uma estratégia de marketing e vendas mais eficiente: um mix de produtos mais atraente para o perfil do seu público-alvo ou estudar a movimentação de concorrentes no mercado. Pode ainda, estabelecer uma logística de distribuição mais eficaz em regiões onde o consumo do seu produto é maior.

Para garantir melhores resultados operacionais na indústria, é possível analisar os relatórios criados a partir de dados para reduzir índices de desperdício, melhorar a performance da infraestrutura, criar um plano de manutenção preditiva ou alocar investimentos em setores específicos para o aumento da produtividade.

O processo de extração de dados de documentos da Tecnoset

A Tecnoset utiliza a tecnologia Intelligent Capture, que integrada a um poderoso sistema de ECM, permite que a solução gerencie documentos de forma mais precisa, sem demandar marcadores, templates ou palavras-chave para reconhecer a origem do registro e extrair os dados mais relevantes para a empresa.

Os arquivos e dados também podem ser compartilhados facilmente com outros sistemas via webservices, por meio dos formatos XML, EDI, TXT, DBF e XLS. Assim, as contas podem ser digitalizadas ou importadas de outros repositórios, quando já estão em formato digital, e as informações coletadas são enviadas automaticamente para o ERP integrado à solução.

Além disso, são criados alertas proativos para contas faltantes e o gestor pode visualizar, em tempo real, as informações pertinentes para uma decisão mais inteligente: quais contas são prioritárias ou alíquotas e taxas aplicadas, por exemplo.

A solução, que economiza até 80% dos gastos no processamento das contas e de pessoal qualificado necessário para esse processo, disponibiliza um módulo de criação de relatórios gerenciais que permite a análise dos dados contidos no sistema, para propiciar melhores tomadas de decisão.

Agora que você sabe qual a solução ideal para a extração de dados de documentos, entre em contato com a Tecnoset e melhore a gestão da sua empresa!

Estratégias de TI: saiba como promover mudanças eficazes

Montar estratégias de TI que realmente promovam mudanças eficazes dentro do setor e na empresa como um todo pode ser um grande desafio, afinal, as regras mudam o tempo todo e novas tecnologias surgem no mercado em grande velocidade.

Essa instabilidade tecnológica e a incerteza de que seus ativos serão eficazes no futuro são a principal causa da demanda de uma gestão de mudanças dentro do setor de TI e a necessidade de prever cenários futuros.

Neste post, nosso principal objetivo é mostrar para você como realizar um planejamento eficaz, criar estratégias de TI que permitam promover mudanças eficientes dentro de sua empresa e como isso pode melhorar a competitividade do negócio. Boa leitura!

A importância de criar metas e prever cenários

Sempre que falamos sobre a previsão de cenários, um dos melhores e maiores exemplos é a Kodak, empresa de equipamentos fotográficos que dominou o mercado durante vários anos até o surgimento da fotografia digital.

O que poucas pessoas sabem é que a empresa foi pioneira no mercado digital, mas, por falta de planejamento e uma previsão de futuro, os diretores acabaram acreditando que a nova tecnologia não seria bem aceita e não investiram nela.

O final dessa história todos conhecemos: a Kodak abriu falência em 2012, após anos de liderança no mercado fotográfico mundial. Isso poderia ter sido evitado caso a empresa tivesse acompanhado as métricas corretas e contasse com uma previsão de futuro.

O planejamento estratégico de TI

Chamamos de planejamento estratégico de TI o processo pelo qual é elaborada uma estratégia para a utilização da tecnologia da informação dentro de uma organização, independentemente da solução aplicada e seu fim.

É por meio dele que o setor de TI de uma empresa é estruturado, sistematizado e organizado. Isso garante que a tecnologia está sendo utilizada dentro da visão do negócio e tem como objetivo principal a melhoria dos processos produtivos para o alcance dessa visão. Além disso, outra meta da aplicação da TI também deve ser a criação de valor para o cliente.

Podemos dizer que o planejamento estratégico de TI é um desdobramento do próprio planejamento estratégico corporativo, porque deve estar alinhado com os valores e metas estratégicas da organização a curto, médio e longo prazo.

Dessa forma, para que se possa criar um planejamento estratégico de TI, é preciso primeiro ter bem definido qual é a tática da empresa, ou seja, sua visão para o futuro e suas principais metas a serem atingidas em determinado período.

As dicas para promover mudanças

Separamos algumas dicas fundamentais para criar estratégias de TI eficazes dentro do ambiente de uma organização. Acompanhe!

Analisar o ambiente

O primeiro passo, antes de sequer pensar em alguma mudança, é a análise de ambiente interno e externo de TI na organização. Ou seja, é preciso verificar qual a situação atual do uso de tecnologia dentro e fora da empresa.

Aqui serão verificadas questões internas como:

quais as vulnerabilidades atuais de TI?
Qual a sua capacidade?
Como funciona a gestão de TI?
Existe algum plano de continuidade?
Qual a satisfação dos usuários com as soluções atuais?
Como está a motivação do time de TI?

Já externamente é preciso ter atenção sobre as seguintes questões:

qual o objetivo principal do negócio?
Como o setor de TI está auxiliando no alcance desse objetivo?
Quais as tecnologias utilizadas pelos concorrentes?
Quais tecnologias emergentes podem auxiliar na busca pelo objetivo da empresa?

As respostas dessas questões são fundamentais, pois é por meio delas que poderá se realizar uma reflexão acerca de como a tecnologia está agindo e como ela deveria agir, auxiliando na criação de um planejamento estratégico funcional.

Formular o escopo

Antes de realizar qualquer mudança, é preciso ter em mente quais serão os benefícios e impactos das alterações trazidas por ela. Por conta disso, pôr no papel é o melhor caminho para a visualização correta de uma ideia.

Desenhar o fluxo de mudança é a melhor maneira de passar um entendimento básico sobre o que será alterado e de que forma para os demais colaboradores, sanando qualquer dúvida. Além disso, a criação de um escopo permite analisar, ao final do processo, se os objetivos foram atingidos e se a mudança foi um sucesso.

Criar o plano de execução

Metas são fundamentais para a medição e é por meio do plano de execução que temos a certeza de que um novo projeto terá suas atividades claras e bem divididas, além de ser plenamente monitorável. Podemos utilizar dois tipos de elementos aqui: os indicadores de performance e as iniciativas.

As iniciativas nada mais são que projetos estratégicos de TI, que afetam a estrutura de tecnologia e podem ser externos ou internos. Já os indicadores são responsáveis por medir a velocidade na qual a estratégia está sendo implementada, sendo que existem as mais diversas KPIs a serem acompanhadas.

Efetuar testes

Os testes são fundamentais para garantir que as mudanças realizadas estão dentro do que era esperado e nada fugiu do inicialmente planejado. É por meio dessa atividade que podemos encontrar os pequenos defeitos ou vulnerabilidades.

Eles são realizados para verificar que nada foi esquecido durante o planejamento e que não existirão falhas ou problemas após o lançamento oficial das mudanças, o que acabaria gerando atrasos, prejuízos ou paradas inesperadas no futuro.

Monitorar as ações

Por último, a atividade que fecha esse ciclo de mudança é o monitoramento de ações, que implica em uma avaliação, em períodos pré-determinados, sobre como as mudanças estão se comportando em relação aos objetivos estratégicos da empresa.

Caso algum dos indicadores acompanhados não corresponda às expectativas, pode-se planejar ações de resposta ou até mesmo mudanças com o intuito de atingir as metas determinadas pela estratégia organizacional.

Chegamos ao fim deste post e esperamos que ele possa ter sido de grande ajuda para você no entendimento de como as estratégias de TI devem estar ligadas diretamente aos objetivos da empresa e como aplicar mudanças que realmente tragam vantagens competitivas para sua empresa.

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Conheça 7 benefícios da terceirização de TI para o serviço público

O serviço público é cercado de burocratização, principalmente para a compra e manutenção de equipamentos e soluções, o que prejudica a implantação de tecnologia. Uma saída para isso é a terceirização de serviços de TI.

Sabemos que licitações e outros processos burocráticos funcionam como uma forma de proteção dentro do serviço público, porém, em alguns casos, como o da tecnologia, a lentidão desses trâmites pode prejudicar a sua aplicação.

Dessa forma, a melhor saída é a terceirização, repassando a responsabilidade para uma empresa, por meio de um contrato, trazendo muito mais agilidade para o setor público, que pode se adequar e melhorar seu serviço. Entenda mais a seguir!

A terceirização de serviços de TI no setor público

Estamos vivendo a era da transformação digital e todos os dias surgem novas soluções e ferramentas que se propõem a melhorar os relacionamentos entre as pessoas e empresas, aperfeiçoar processos e otimizar resultados.

Quando falamos em serviço público não é diferente, uma vez que as mesmas ferramentas e soluções aplicadas no setor privado também podem ser utilizadas para a melhoria dos processos dentro de órgãos governamentais.

Diversas agências e empresas públicas têm buscado otimizar suas estratégias e reduzir a sua burocracia por meio da aplicação de soluções tecnológicas, assim como ocorre no setor privado, melhorando a relação entre o Governo e os cidadãos.

Porém, existe uma barreira burocrática que impede que tais objetivos sejam alcançados de forma direta, uma vez que existem leis, criadas para proteger o serviço público, que muitas vezes acabam atrasando a implementação de novas tecnologias.

Dessa forma, a terceirização está surgindo como uma solução para a melhoria dos serviços de TI no setor público, uma vez que o órgão fecha contrato com uma, ou várias, empresas privadas, as quais ficam totalmente responsáveis pelas soluções aplicadas.

Assim, o setor público pode usufruir de todas as vantagens da tecnologia sem ter de lidar com várias questões burocráticas sempre que necessário aplicar uma nova ferramenta, além de também não ter de manter uma grande equipe de TI interna, o que exigiria concursos e contratações.

Os benefícios da terceirização

A terceirização no serviço público traz uma série de vantagens assim como no setor privado, mostrando-se como a melhor solução para se manter atualizado sobre as novas tecnologias com o menor custo possível. Veja alguns dos principais benefícios!

1. Reduzir custos

Tudo para o setor público custa mais caro, isso devido aos grandes custos ligados às tomadas de preço e dificuldades particulares de gestão governamental. Ao repassar a responsabilidade do gerenciamento tecnológico a outra empresa, os órgãos conseguem reduzir esses custos.

Além disso, conforme a demanda de trabalho aumenta, fica a cargo da empresa contratada dar o suporte necessário, sendo que caso fosse responsabilidade do órgão, um concurso deveria ser realizado com todos os encargos da contratação de novos funcionários públicos.

2. Atender às exigências do setor público

A depender da atuação do órgão, os processos internos podem ser complexos e difíceis de serem acompanhados. Com a inserção de soluções tecnológicas de ponta, é possível não apenas atender às exigências do serviço público, como melhorar todo o processo.

Dentre os pontos de destaque estão o planejamento de ações, transparência de processos e atenção às dificuldades enfrentadas na prestação dos serviços à população, garantindo melhores resultados do órgão.

3. Segurança nas informações

A segurança é uma das grandes preocupações enfrentadas hoje, não apenas no setor privado, como no público também. Isso acontece já que a transformação digital, ao mesmo tempo em que ampliou as oportunidades também multiplicou as vulnerabilidades.

Uma empresa contratada de TI pode manter um monitoramento constante dos ativos tecnológicos e dados confidenciais, já que órgãos públicos mantêm grandes listas de informações privadas sobre os cidadãos.

Dessa forma é possível reduzir riscos como vazamento de dados e ataques cibernéticos, garantindo uma maior segurança e confiabilidade. Além disso, também temos uma melhoria na utilização dessas informações e menores extravios de dados.

4. Ganhar agilidade nos processos

Uma das grandes reclamações dos serviços públicos é sobre a morosidade e lentidão com que os processos são realizados, trazendo prejuízos para os cidadãos, principalmente, quando se demanda por uma rápida resposta.

A terceirização da TI pode trazer soluções que agilizem os processos internos, criando ferramentas que integrem sistemas e gerando novas formas de inserção de dados e envio de documentos, facilitando o trabalho dos órgãos e melhorando o atendimento ao cidadão.

5. Aumentar a satisfação dos servidores

A agilidade trazida pela tecnologia não fornece benefícios apenas aos cidadãos, mas também melhora a qualidade de vida e trabalho dos agentes públicos, uma vez que suas atividades diárias ficam mais otimizadas e simples de se cumprir.

Dessa forma, termos servidores mais motivados devido a sistemas integrados e diminuição do retrabalho, podendo se dedicar à criação de estratégias para melhoria dos serviços públicos.

6. Aplicação de tecnologia de ponta

Manter-se atualizado é um problema para o setor público, que depende de um processo moroso de contratação de novas tecnologias, o que prejudica a implantação de mudanças. A terceirização facilita esse processo.

Com o outsourcing no setor público, a empresa contratada será responsável por sondar o mercado e analisar novas tecnologias que trarão impacto positivo para o órgão, aplicando soluções de ponta para o setor sempre que possível.

7. Melhor controle sobre a equipe

Por fim, o uso de tecnologia no setor público também melhora o controle sobre a equipe, uma vez que é possível verificar as atividades desenvolvidas por cada um dos agentes públicos e identificar dificuldades a serem resolvidas.

Assim, é possível garantir mais produtividade, agilidade, eficiência e cumprimento de metas, trabalhando para melhorar o serviço público como um todo.

A Tecnoset e seu papel no mercado

A Tecnoset é uma integradora de serviços de TI com mais de 27 anos no mercado, especialista em outsourcing, oferecendo a empresas públicas e privadas as melhores soluções para suas demandas tecnológicas.

O objetivo da Tecnoset é oferecer serviços e recursos práticos para que todo o ciclo de vida dos documentos seja realizado da melhor forma possível. Nossos serviços incluem a identificação, captura, proteção e gerenciamento de quaisquer tipos de documentos.

Dentre os diferenciais da Tecnoset se destacam:

capilaridade — parceiros autorizados em todo o território nacional;
preço — baixo custo devido à parceria com grandes fabricantes;
solidez — mais de 27 anos de atuação no mercado;
flexibilidade — agilidade nos serviços internos e desenvolvimento de projetos;
portfólio — grande leque de serviços;
profissionais — mais de 480 colaboradores capacitados.

A Tecnoset tem grande know-how na terceirização de serviços de TI, seja no serviço público, seja no setor privado, e pode ajudar você a obter melhores resultados em sua empresa.

Entre em contato conosco agora mesmo e saiba quais as nossas soluções e o que podemos fazer por você!

Grupo Tecnoset marca presença no IT Forum Expo 2019

Ontem foi o último dia do IT Forum Expo 2019! O evento reuniu profissionais de diversas áreas de negócios e o Grupo Tecnoset marcou presença, apresentando as melhores soluções para quem busca inovação e tecnologia! Agradecemos a todos que nos prestigiaram, visitando nosso stand e assistindo nossas palestras! Nos vemos na próxima edição! 🙂

Transformação digital: os desafios da interação no Governo

Você sabe como ocorre a transformação digital no governo? Apesar dos desafios do setor público, muitos gestores estão investindo em estratégias para tornar as instituições governamentais mais digitalizadas e alinhadas com as demandas dos cidadãos. Isso tornou o dia a dia de todas as pessoas que trabalham na área mais prático e eficiente.

Para lhe ajudar a compreender como isso ocorre e quais são os exemplos de cenários em que a transformação digital no governo já ocorre, preparamos o texto a seguir. Continue a leitura e veja o poder da tecnologia para as instituições públicas!

O que é a transformação digital do setor público?

Hoje, a transformação digital no governo está tornando os serviços estatais mais ágeis e econômicos. Os cidadãos podem agendar atendimentos, verificar documentos e solicitar autorizações rapidamente, tanto por aplicativos como localmente. Ao mesmo tempo, o atendimento a demandas é feito com menores prazos, permitindo que mais pessoas sejam atendidas utilizando menos recursos.

Quais são os desafios para transformar digitalmente o setor público?

Para promover a transformação digital no governo, o gestor público deve estar preparado para enfrentar os desafios mais comuns. Desse modo, ele consegue contornar problemas facilmente e, assim, ter mais efetividade ao aplicar mudanças. Em geral, os desafios mais comuns são:

a disponibilização dos recursos financeiros;
o excesso de burocracia;
a falta de legislação própria;
a ausência da cultura de experimentação.

Para contornar tais desafios, uma boa comunicação é crucial. Além disso, mudanças legislativas podem ser promovidas. Desse modo, o funcionário público terá mais liberdade para realizar investimentos que gerem bons impactos e consigam levar a TI para várias áreas do poder público.

Como a transformação digital impacta o setor público?

A transformação digital ocorre em todas as áreas do ambiente governamental. Confira três estudos de caso a seguir e veja como a tecnologia está mudando a nossa relação com as instituições públicas!

Serviços de saúde

Imagine que você acordou se sentindo mal e precisa do atendimento em um posto de saúde. Se ele for transformado digitalmente, a sua experiência será muito mais dinâmica.

Logo ao chegar no local, os seus dados serão levantados em um sistema próprio, com o seu histórico de atendimento e fatos relevantes sobre a sua saúde. Uma vez que a pulseira hospitalar for impressa, você poderá utilizar-se do Wi-Fi do local para agendar novos atendimentos online ou mesmo conferir notícias.

A médica responsável pelo seu atendimento terá acesso automatizado aos seus dados no sistema de gestão. Se necessário, ela fará a impressão de uma receita com os locais do poder público em que os remédios podem ser adquiridos de graça. Tudo isso em alguns minutos!

Educação pública

Já na educação a TI mudou radicalmente a forma como pessoas estudam. Um estudante terá acesso a salas de aula digitais, Chromebooks e o Google for Education.

Juntas, essas soluções permitem o uso de novos métodos educacionais e um ambiente de aprendizado mais integrado. Assim, o aluno conseguirá aprender de uma forma mais inovadora e capaz de promover engajamento.

Atendimento ao cidadão

O atendimento ao cidadão também não deixa de ser impactado pela transformação digital. No serviço público, uma pessoa pode solicitar atendimentos online e saber exatamente a hora em que terá a sua demanda atendida. Já o servidor público utilizará a impressão de modo mais racional, evitando desperdícios de recursos.

O poder público é conhecido por muitas pessoas como uma área em que problemas são frequentes e os processos são burocráticos. Mas graças à tecnologia, esse cenário está mudando rapidamente. Hoje, gestores públicos podem promover a transformação digital no governo com facilidade e, assim, gerar melhores resultados.

Nesse sentido, o apoio da Tecnoset pode ser a peça-chave para o gestor promover a transformação digital no governo. Os nossos especialistas conseguem combinar soluções como o Google For Education para tornar o dia a dia de profissionais mais robusto e alinhado às demandas do cidadão. Ao mesmo tempo, podem auxiliar a sua instituição a executar uma transformação e mudança de paradigma segura, com bons treinamentos e capacidade de proteger dados importantes de modo abrangente.

Se você quer saber mais sobre como a Tecnoset está promovendo a transformação digital, fale com a gente!

Gestão de contratos públicos: entenda a importância da tecnologia

A gestão de contratos públicos acontece com o estabelecimento de SLAs (Service Level Agreement, ou acordos de nível de serviço) pertinentes à qualidade do fornecimento e serviço almejados, à verificação da adequação dos licitantes e, finalmente, o acompanhamento da execução de todas as etapas da prestação contratada.

Por isso, esse acordo parte do lançamento do edital, pois, qualquer contratação de serviços e fornecimento de insumos e materiais para a administração pública deve ser feita mediante licitação.

Com o auxílio da tecnologia é possível minimizar toda a ociosidade e burocracia desse processo, aumentar a produtividade do setor e viabilizar uma boa gestão de contratos públicos. Confira como simplificar a essa administração e aumentar a segurança de suas escolhas por meio da tecnologia.

Como funciona a gestão de contratos públicos?

A licitação nos órgãos públicos é prevista no artigo 37, inciso XXI, da Constituição. Seu objetivo é:

“assegurar a igualdade para todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei”.

O processo deve ter preço justo, ser transparente e garantir isonomia nas ações governamentais. Para tal, o contrato precisa ser elaborado com dados das partes, detalhar os serviços que serão prestados com preços, prazos, formas de pagamento e punições para cancelamentos e descumprimentos de qualquer natureza.

A partir de todos esses requisitos documentados é possível monitorar com mais efetividade os contratos firmados com a administração pública, evitar prejuízos e constrangimentos.

Como o armazenamento digital e a automatização podem garantir eficiência na gestão de contratos públicos?

Para otimizar a gestão de contratos públicos, o armazenamento seguro dos documentos é fundamental. Isso está intimamente relacionado ao uso da tecnologia, já que a digitalização de documentos, além garantir acessibilidade de qualquer lugar e a qualquer momento, permite controlar com mais efetividade os usuários que terão acesso à informação. Confira a seguir, alguns benefícios.

Segurança

Com o armazenamento digital é possível garantir disponibilidade, integridade e confidencialidade aos dados, requisitos essenciais à qualidade da gestão da informação.

O uso de servidores em nuvem permite a realização de backups com a frequência programada, para garantir ainda mais segurança aos dados. Além disso, esse tipo de armazenamento facilita a organização e busca das informações.

Eficiência

Com a adoção de tecnologia, a gestão documental também se torna menos propensa a erros e retrabalhos. Além disso, ela reduz a burocracia, já que a integração dos dados melhora o workflow e o timing dos processos entre os setores.

Controle

Outra vantagem da digitalização de processos que abrangem a gestão de contratos públicos é a possibilidade de rever os termos e parâmetros estabelecidos em SLA. Assim, é possível compreender e controlar melhor custos e demandas futuras.

Análise

A elaboração de relatórios também é outro benefício, pois trabalhar com um grande volume de contratos pode ser extremamente oneroso para órgãos governamentais. É preciso compreender o impacto de cada fornecimento e compará-los em séries históricas.

É muito importante manter boas práticas na gestão de contratos públicos, especialmente para atestar a idoneidade do órgão público em que esse gerenciamento foi efetivado.

Agora que você sabe da importância da tecnologia para uma gestão mais eficiente, assine a nossa newsletter e veja outras formas de melhorar sua gestão no setor público!

Conheça 4 maneiras de promover a automação de TI na empresa

A automação de TI pode ser definida como a utilização de softwares voltados à criação de processos e instruções reproduzíveis, sendo capazes de reduzir ou substituir as interações humanas com os sistemas de Tecnologia da Informação.

A solução opera dentro do escopo dessas instruções, estruturas e ferramentas, a fim de executar tarefas limitando consideravelmente as intervenções humanas. Com efeito, a automação é crucial para atingir a otimização do setor de TI e assegurar os benefícios da transformação digital na empresa.

Os ambientes de TI mais dinâmicos e modernos devem ter a possibilidade de escalar em velocidades jamais vistas, de modo que a automação de TI é imprescindível para proporcionar isso.

Sendo assim, apresentamos, ao longo deste artigo, 4 excelentes maneiras de promover a automação de TI em sua organização. Boa leitura!

1. Servidores na nuvem

Essa solução é uma das principais responsáveis pela simplificação das atividades dos líderes empresariais e gestores de TI. A partir do apoio proporcionado pela cloud computing, fica mais fácil obter agilidade, garantindo uma implantação consistente e rápida de novos servidores.

Há, no mercado, fornecedores que dão todo o suporte necessário aos sistemas operacionais de maior relevância, bem como oferecem recursos e serviços de automação que permitem uma considerável redução de custos relativos à locação de infraestrutura e espaço, além de muitas outras vantagens.

O uso dos servidores na nuvem aumenta, também, a eficiência operacional, à medida que disponibiliza dados em tempo real para diversos dispositivos que, por sua vez, só precisam estar conectados à internet.

2. Help Desk

Vale mencionar que essa ferramenta atua com base nos princípios do ERP (sigla inglesa para “Planejamento de Recursos Empresariais”, em tradução livre). Trata-se, dito de outra forma, de um software que viabiliza o armazenamento de todos os dados do negócio e a automação, assegurando, desse modo, o sucesso da solução de automação de TI nos mais variados níveis.

Existem sistemas de Help Desk no mercado que podem oferecer acessibilidade e suporte total para a utilização em computadores com sistemas operacionais iOS, Android, Linux, Mac e Windows.

Isso traz uma mobilidade ainda maior aos seus usuários que, assim, não ficam dependentes de um sistema único, uma vez que podem optar pelo que mais se adequa às necessidades reais da empresa.

Há, também, alternativas de armazenamento de dados em nuvem que, conforme mencionado, impedem que gestores e colaboradores se tornem “reféns” do desktop. A partir do total controle de processos, por meio da automação de TI, os sistemas de Help Desk asseguram o êxito dos trâmites de checagem, mediante uma ferramenta que permite um alcance de quase 100% em automatização de processos.

Ademais, para todos os profissionais que usam os recursos do Help Desk, muitas soluções do mercado fornecem monitoramento em tempo real para a resolução de problemas, bem como um acompanhamento preventivo para eventuais complicações.

3. Fluxos de processos de atendimento

O fluxo de atendimento às demandas de cada usuário é um dos mais relevantes fatores para qualquer empresa. Nesse contexto, a automação de TI permite a eliminação de processos realizados manualmente sem, para tanto, requerer grandes investimentos. Dentre os exemplos práticos destacam-se:

a redefinição de senhas;
o monitoramento de usuários;
a geração de relatórios;
a criação de acessos para novos usuários.

Os atendimentos podem ainda, como visto, serem automatizados em níveis superiores, a partir do uso de ferramentas de alto desempenho, como o Help Desk.

4. Documentação automática

Ao adotar a automação de TI, é fundamental gerir a documentação de processos com a mesma ferramenta. Além da facilidade inerente à utilização da interface disponibilizada, é possível gerar relatórios com layouts intuitivos e organizados, além de ganhar tempo na implantação de otimizações, treinar os operadores e auxiliar os responsáveis pela aplicação correta dos procedimentos documentados automaticamente.

Cumpre ressaltar, por fim, que a integração dessas funcionalidades pode trazer resultados expressivos para a sua empresa, sobretudo, porque a automação de TI possibilita que os ambientes sejam replicados com mais segurança, reduzindo as possibilidades de erros. Os níveis de qualidade podem ser igualmente aprimorados, pois, com parâmetros claramente estabelecidos, todas as entregas cumprem exatamente as funções esperadas, evitando os retrabalhos e o comprometimento da eficiência.

Se você gostou do artigo, não perca a oportunidade de conferir como a integradora de serviços de TI pode transformar a sua organização!

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