Muitas empresas encaram a Transformação Digital (TD) como um movimento complexo do uso de tecnologia, quando, na verdade, todas as ações realizadas pela organização para melhorar o seu desempenho por meio de soluções digitais podem ser inseridas nesse conceito.
A gestão de documentos é um exemplo de processo que muitas vezes é ignorado dentro das empresas e que poderia trazer ótimos ganhos em eficiência caso fosse melhor trabalhado. Além disso, ele se mostra como um ótimo primeiro passo em direção à Transformação Digital completa da organização.
Para ajudar você a entender melhor como implantar a TD em sua empresa e melhorar a gestão de documentos, criamos este pequeno post. Continue conosco e confira!
O que é Transformação Digital
A tecnologia evoluiu muito nos últimos anos, e hoje é possível adaptar ferramentas e soluções digitais a praticamente tudo, sendo que assistimos ao surgimento de várias empresas que atuam exclusivamente por meio da tecnologia como Uber, AirBnB, Facebook, entre outras.
A Transformação Digital acontece quando as organizações adotam soluções tecnológicas como base de seus negócios, utilizando desses avanços para garantir o seu funcionamento, ou quando elas utilizam de ferramentas digitais para melhorar e inovar em atividades que eram analógicas.
A TD não é algo que siga uma regra padronizadora: ela pode ser aplicada a qualquer processo ou tarefa que não tenha o desempenho esperado, mas que pode ser melhorada em resultado e eficiência por meio de tecnologia. Isso demanda uma mudança estrutural na empresa e também de cultura organizacional.
Como aplicar a TD na gestão de documentos
Em um primeiro momento, é um pouco difícil imaginar como aplicar tecnologia a uma atividade como a gestão de documentos. Porém, reunimos algumas sugestões capazes de fazer você mudar de ideia.
Aluguel de impressoras
Uma solução muito simples para simplificar a gestão de documentos dentro de sua empresa e que pode ser incluída como uma ação de Transformação Digital é o aluguel de impressoras.
Ao utilizar esse serviço, sua empresa ganha em eficiência, pois deixa de demandar uma equipe de manutenção interna e gastos excessivos com material de consumo para as máquinas. Tudo é suprido pelo fornecedor, sendo necessário apenas abrir um chamado em seu sistema.
Digitalização
Documentos em papel tomam espaço de armazenamento e, com o tempo, podem acabar se tornando um problema, gerando custos. Além dos riscos que se corre com desastres naturais, incêndios e outros problemas que podem ocorrer e destruir esse material.
Ao digitalizar todos os documentos, sua empresa ganha desempenho. Além disso, em conjunto com a adoção da assinatura digital, essa solução pode se tornar ainda mais eficiente, minimizando o tempo de entrega.
Implantação de sistemas de gestão
Um sistema de gestão de documentos pode ser uma saída para organizar grandes quantidades de registros, evitar que determinados papéis importantes se percam e guardar cópias digitais de tudo.
Além disso, é possível equipar um sistema como esse com uma assinatura digital e controle de acesso. Dessa forma, apenas os usuários a quem o documento é destinado poderão visualizá-lo, trazendo mais segurança.
Na nova era da informação, não há mais espaço para erros ou perda de tempo com tarefas repetitivas e burocráticas. Grandes players do mercado estão em busca da aplicação da Transformação Digital em suas atividades para minimizar ao máximo seus custos e se tornarem mais competitivos.
A Transformação Digital traz maior eficiência para as atividades da empresa, assim como a redução de gastos operacionais, e minimiza a demanda por mão de obra. Por conta disso, estar de acordo com a TD será fundamental no futuro, e a gestão de documentos é um bom ponto para começar.
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