Você sabe como arquivar documentos digitais de maneira segura e confiável? A transformação digital está ampliando drasticamente a maneira como a tecnologia está integrada no dia a dia de gestores. Por isso, salvar dados sem que a confiabilidade seja perdida é muito importante para o sucesso da companhia a médio e longo prazo.

Quando o negócio faz um bom manejo das informações salvas em meios digitais, as chances de problemas acontecerem são muito menores. Além disso, os registros internos serão mais bem-organizados. Desse modo, a empresa pode investir em ferramentas como as de Big Data sem riscos de ter prejuízos.

Para ajudar você a saber como arquivar documentos digitais sem correr riscos, preparamos as dicas a seguir. Confira os passos que podem ser tomados para atingir esse objetivo!

1. Realize a limpeza de pastas temporárias

Em meios digitais, é comum que arquivos temporários dividam espaço com dados permanentes. Essa prática deve ser evitada, afinal, ela gera um ambiente de trabalho menos organizado e que reduz a velocidade de acesso a arquivos importantes.

Quanto mais bagunçados os dados estiverem, maior será o tempo para o profissional encontrar o que procura.

Portanto, pelo menos uma vez por semana, limpe rascunhos, dados que não são mais úteis e documentos que já foram impressos. Isso melhora a organização de seus arquivos e dará mais agilidade para trabalhar com o que é mais importante — mesmo que você não saiba onde o arquivo está, será mais fácil deduzir o seu local de armazenamento.

2. Tenha uma boa estrutura de organização

Saber como organizar arquivos digitais é, também, saber nomear o local em que eles vão ficar. Por isso, a árvore de arquivos deve ser a mais funcional possível, ou seja, cada pasta e subpasta deve estar com nomes de fácil leitura e um organograma que faça sentido para o seu fluxo de trabalho.

Uma árvore de arquivos bem-estruturada é como uma pasta de documentos impressos classificada e gerenciada corretamente. Os dados são distribuídos pela sua origem e o seu perfil de uso, então, o acesso a qualquer arquivo será muito mais ágil e preciso.

Em outras palavras, a organização de um sistema de arquivos deve ser feita como o armazenamento de documentos impressos. Os nomes precisam considerar o tipo de dado e o seu uso tradicional. Assim, você sempre encontrará o que precisa rapidamente.

3. Faça backups periódicos

Backups de dados são o melhor meio de evitar perda de arquivos. Esse processo envolve a criação de cópias periódicas dos dados mais importantes para a empresa. Assim, a companhia sempre terá uma cópia do que for mais importante para ela quando um problema ocorrer.

A política de backup deve considerar três pontos:

  1. a disponibilidade de arquivos — cada cópia deve estar disponível quando for solicitada pelo usuário;
  2. a integridade dos dados — nenhum arquivo deve ser corrompido quando copiado para um novo ambiente;
  3. a segurança das informações — é importante evitar que pessoas não autorizadas vejam os seus backups.

Seguindo esse princípio, as políticas de backup são criadas. Em geral, faz-se a cópia de cada dado em vários locais, como ambientes de cloud storage e servidores internos. Assim, o negócio tem redundância operacional para acessar os seus arquivos.

Os arquivos precisam ser copiados regularmente. O ideal, para fins de melhor aproveitamento de recursos e corte de gastos, é que a frequência seja feita considerando dois pontos:

  1. a importância dos dados — os mais importantes precisam de mais cópias;
  2. a frequência com que são modificados — os que sofrem alterações uma vez por mês não precisam de cópias semanais, por exemplo.

Bem-feito, esse processo garante que a empresa terá acesso a versões frequentes dos arquivos quando algo ocorrer. Isso diminui drasticamente os prejuízos com eventuais problemas de infraestrutura de TI. Ao mesmo tempo, dá mais confiabilidade e disponibilidade para as operações da empresa.

4. Estabeleça uma boa política de segurança e controle de acesso

A política de controle de acesso é outro ponto importante para quem quer saber como salvar arquivos digitais. Ela garante que apenas as pessoas certas poderão visualizar e editar os seus dados. Assim, vazamentos terão menos chances de ocorrer.

Portanto, crie uma política de segurança que considere as demandas dos usuários e o seu fluxo de trabalho. Reduza o número de arquivos disponíveis para cada pessoa ao mínimo possível. Dessa maneira, você terá uma infraestrutura robusta e confiável sempre.

5. Monitore o uso de arquivos

Para garantir mais segurança e conhecer meios para otimizar a infraestrutura que a sua empresa utiliza para salvar arquivos digitais, um bom caminho é monitorar o uso dos arquivos. Avalie quem acessa cada pasta, em que horários esses acessos ocorrem e qual o tipo de operação é feito. Também identifique as taxas de leitura e escrita e a sua variação conforme a demanda.

Esses dados podem auxiliar na identificação de pontos que necessitam de melhorias e áreas que possam ser atualizadas. Além disso, dá uma visão completa sobre quais dados são prioritários para a empresa. Com isso, a formulação de políticas de backup, manutenção de TI e segurança digital será mais precisa e eficaz.

A digitalização de documentos pode causar um grande impacto para uma empresa. Manter arquivos em meios virtuais pode reduzir custos e melhorar a integração entre as equipes. Além disso, pode mitigar erros e evitar perdas de produtividade, já que o uso de dados será mais preciso e robusto.

A companhia terá a flexibilidade necessária para avaliar como e quando utilizar cada registro e, ainda, saberá manter um time capaz de trocar informações sem correr riscos.

Mas quando o negócio não sabe como arquivar documentos digitais, uma boa alternativa é contar com o apoio especializado. Um time de profissionais pode ajudar a empresa a definir uma estratégia de integração com soluções de armazenamento alinhadas às suas demandas. Assim, a empresa pode adotar a digitalização sem comprometer a qualidade das suas operações e maximizando o retorno sobre o investimento.

A Tecnoset tem um time de profissionais preparados para ajudar você a migrar de uma infraestrutura de dados impressos para registros digitalizados. Fale com a gente e descubra como!