O setor de recursos humanos é um dos mais importantes dentro de uma organização, afinal, uma empresa não funciona sem ele, já que gera a maioria dos arquivos. Dentro desse contexto, começamos a perceber a demanda pela gestão de documentos em RH.

São pedidos de férias, contratação de funcionários, licenças, ações disciplinares, processos judiciais, saídas, aposentadorias e muitos outros documentos que fazem parte do dia a dia do setor e todos são essenciais para as suas funções.

A boa gestão de todos esses arquivos evita problemas e garante maior agilidade para o RH. Este é exatamente o tema do post: como tornar o setor de recursos humanos mais eficiente por meio de um gerenciamento especializado? Boa leitura!

O que é a gestão de documentos em RH?

Chamamos de gestão de documentos o conjunto de processos utilizados por uma determinada organização para garantir a produção, armazenamento e uso correto de todos os arquivos gerados por ela.

A ideia principal por trás desse conjunto de processos é facilitar o manuseio desses papéis no dia a dia dos colaboradores dentro do setor do RH, tornando a busca por informações muito mais prática, simples, organizada e segura.

É comum que dentro de boa parte das organizações a gestão documental ainda seja realizada manualmente, mantendo boa parte dos arquivos em modelos físicos. Em um primeiro momento, isso ainda se demonstra viável.

Porém, após pouco tempo de operação e a admissão de novos contratados, o setor de RH começa a ficar saturado ao lidar com um grande volume de papéis e pouco espaço físico, o que demanda soluções de digitalização e automação. Nesse ponto, a gestão de documentos se apresenta como uma alternativa válida.

Quais os desafios do RH hoje?

Conforme uma empresa cresce, todos aqueles arquivos listados no ínicio do post e outros começam a se multiplicar, prejudicando a eficiência do setor e trazendo vários desafios aos colaboradores que ali atuam. Separamos alguns dos problemas nos quais a gestão de documentos pode atuar.

Dificuldade de acesso

Documentos físicos são, muitas vezes, armazenados em grandes arquivos físicos, organizados de várias maneiras possíveis, o que toma um tempo precioso dos colaboradores sempre que é necessário acessar uma dessas informações.

É preciso deslocar-se até o arquivo e realizar uma busca manual, que nem sempre obtém resultado, uma vez que o grande volume de arquivos também dificulta essa ação em si.

A gestão de documentos propõe a digitalização dos arquivos em um meio digital, permitindo o acesso por meio de plataformas simples de navegação, podendo assim, com poucos cliques, acessar o papel que se estava buscando.

No momento de montar um processo, por exemplo, no qual é preciso reunir uma série de documentos, o ganho em produtividade é inestimável.

Má circulação da informação

A comunicação entre os colaboradores e a circulação dos documentos é outro problema enfrentado no RH, uma vez que é comum que determinados arquivos se percam em meio ao grande fluxo de informações.

O que acontece é que determinados processos exigem o envolvimento de mais de um colaborador. Por conta disso, uma pasta de documentos deve circular entre mesas, o que prejudica a produtividade e causa problemas.

Por meio de um software de gestão de documentos, pode-se realizar o compartilhamento de informações em nuvem, evitando assim que os arquivos físicos circulem no ambiente e evitando perdas ao mesmo tempo em que facilita o trabalho.

Geração de relatórios

Mensurar a capacidade do RH em processar informações e finalizar processos é complicado quando tudo é feito de forma manual — afinal, não se tem um controle acerca de cada atividade dentro do setor.

Com a implantação da gestão de documentos isso muda. É possível acompanhar o que cada um dos usuários está realizando e acessando, garantindo assim a produtividade ao mesmo tempo em que se pode traçar metas.

Como toda ação e acesso deixa um log, pode-se gerar relatórios das atividades de cada um dos colaboradores e verificar quem são os mais ativos dentro do sistema.

Falta de segurança e sigilo dos documentos

Por fim, por questões estratégicas, o arquivamento dos documentos dentro do RH deve ser protegido, uma vez que a falta de um arquivo pode gerar transtornos como multas e sanções por parte dos órgãos fiscalizadores. Dessa forma, a segurança e o sigilo dos documentos deve ser uma prioridade para qualquer gestor.

A gestão de documentos, ao digitalizar todos os arquivos e com o apoio de um software especializado, traz mais uma camada de segurança para esses dados, evitando que o acesso possa ser realizado por pessoas que não tenham autorização.

Por fim, também evita a perda de documentação, que também poderia gerar algum tipo de problema judicial, uma vez que todos os arquivos têm não apenas uma cópia física e uma digital, como também backup em nuvem.

Como implementar essa solução em 3 passos?

Implantar a gestão de documentos é simples e rápido. Mesmo que sua empresa seja grande, são pequenos passos a serem realizados para seguir nesse objetivo. Acompanhe!

Digitalizar os documentos para a nuvem

O primeiro passo é a digitalização dos documentos, sendo que, em um primeiro momento, isso é o que tomará mais tempo nessa jornada de automatização. A depender do fluxo de dados dentro do setor, seu RH já pode contar com uma grande massa de arquivos.

Contudo, uma das providências é garantir que tudo o que será criado de hoje em diante já terá uma cópia digital em nuvem. O restante pode ser migrado aos poucos, conforme a possibilidade.

Contar com um software de GED

O segundo passo é contar com um sistema de gestão de documentos, que se conecta com a nuvem, o local onde estão armazenadas as cópias digitais e faz a ponte entre esses arquivos e os colaboradores, fornecendo algumas funções extras.

Entre elas estão a possibilidade de trabalhar em mais de uma pessoa com o mesmo documento, comunicação interna, cópia e envio de material etc.

Terceirizar a gestão de documentos

Por fim, é mais que aconselhável, para empresas de todos os tamanhos, que invistam na terceirização da gestão de documentos, garantindo assim a máxima eficiência desse ecossistema de tecnologia e gerenciamento.

Empresas como a Tecnoset são especializadas na gestão de documentos e parque de impressão, disponibilizando diversas ferramentas que podem auxiliar o setor de RH a ser mais eficiente e produtivo em suas atividades, além de trazer um grande know-how sobre o assunto.

Quais as vantagens da gestão de documentos em RH?

Por fim, vamos listar alguns dos principais benefícios de se investir em sistemas de gestão de documentos:

  • redução de custos — digitalização evita o excesso de cópias, reduzindo o desperdício de material de impressão;
  • simplificação do fluxo de trabalho — poucos cliques são suficientes para encontrar arquivos;
  • segurança de armazenamento — documentos salvos em nuvem com backup;
  • manutenção do controle — todas as ações são registradas;
  • geração de relatórios — é possível verificar as atividades realizadas.

A terceirização da gestão de documentos em RH pode ser a solução definitiva para os problemas que o setor enfrenta dentro da sua empresa. A Tecnoset conta com mais de 27 anos de mercado e pode trazer a transformação digital para a sua organização.

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