Entre os diferentes princípios que regem as atividades da Administração Pública está o da eficiência. Isso significa que, no setor público, é dever dos gestores buscarem alternativas e soluções para o desempenho otimizado das atividades, priorizando produtividade em equilíbrio com os custos.

Assim sendo, desde processos administrativos até os processos operacionais dentro das repartições públicas precisam respeitar a noção de eficiência. Nesse ponto, o outsourcing de impressão desponta como uma solução prática viável e que traz impactos bastante positivos do ponto de vista operacional e de economicidade.

A seguir, preparamos um artigo completo mostrando como fazer a incorporação do outsourcing de impressão no setor público, tornando seu setor de TIC mais produtivo, sustentável e econômico. Acompanhe!

Como o outsourcing de impressão contribui para a agilidade dos processos no setor público?

Na prática, falar em outsourcing de impressão é falar de uma alternativa que rompe com modelos de gestão de TI mais tradicionais, os quais dependiam do esforço interno da repartição para que funcionassem.

Ou seja, a responsabilidade da gestão dessas atividades ficava a cargo do próprio utilizador, o que acabava por drenar a produtividade de equipes com a realização de processos licitatórios para a compra de equipamentos e suprimentos, além de uma parcela significativa de recursos financeiros, dados os custos mais elevados desse modelo de gestão.

Por outro lado, o outsourcing de impressão — já bastante utilizado no setor privado em empresas de diferentes segmentos e portes —, traz melhorias significativas à gestão da infraestrutura de impressão ao terceirizar toda essa atividade para uma empresa especializada.

A terceirização elimina grande parte dos entraves existentes na manutenção de equipamentos, além de reduzir a necessidade de que equipes internas do órgão público tenham que se dedicar a processos operacionais pouco relacionados às suas funções estatais.

Além do mais, há um ganho significativo em termos de agilidade na execução dos processos, já que o terceiro especializado tem todo o aparato técnico e intelectual para gerir o parque de impressão, oferecendo serviços de manutenção, reposição de cartuchos e toners para equipamentos das mais variadas marcas.

Como funciona o outsourcing de impressão na prática?

O funcionamento do outsourcing de impressão dependerá da forma como o contrato for firmado com o setor público. Em alguns casos, somente os equipamentos de impressão podem ser fornecidos, em outros apenas os insumos.

Entretanto, o mais comum e produtivo hoje é contar com o apoio de um fornecedor do serviço mais abrangente, o qual fica responsável por fornecer todos os equipamentos, suprimentos, peças, consumíveis e manutenção dentro de níveis preestabelecidos de SLA. Ou seja, o órgão público não tem que se preocupar com nenhuma atividade relacionada à gestão do parque de impressão.

A contrapartida do setor público, isto é, a forma como o órgão remunera a empresa de outsourcing, em regra, é baseada na quantidade real de páginas impressas dentro do período de contabilização. Para isso, todos os equipamentos já são preparados para realizar esse controle, garantindo assim a visibilidade e transparência dos serviços.

Como o outsourcing de impressão pode ser aliado do setor público?

Indo direto ao ponto, essa modalidade de contratação de serviços torna mais produtiva a área de TIC dos órgãos públicos, na medida que, em vez de ter que gerenciar contratos de diversos fornecedores — gerenciando processos como a compra de equipamentos, suprimentos, consumíveis, peças, manutenção —, passa-se a gerenciar apenas um contrato.

Dessa forma, em vez de ser necessário a realização de diferentes processos de compras, contratação de pessoal para reparos e outras atividades necessárias para manter o parque de impressão funcionando, delega-se todas essas atividades a um terceiro por meio de um único contrato, o qual passa a ter custos mais transparentes, previsíveis e alinhados à eficiência que se espera na gestão da coisa pública.

Por que implementar o outsourcing de impressão no setor público?

Um dos pontos de maior relevo para a contratação de serviços de outsourcing de impressão é a redução nos custos operacionais dessa atividade. Nesse ponto, vale mencionar, inclusive, que o setor privado tem se motivado nesse quesito para migrar para o modelo.

Na prática, o que acontece é que os fornecedores desse tipo de serviço podem oferecer custos mais competitivos do que se comparados aos que o próprio cliente teria se fosse se responsabilizar pelo gerenciamento de toda a infraestrutura de impressão.

Além disso, outro fator que desponta como uma grande vantagem do outsourcing é a redução da necessidade de processos licitatórios. Como se sabe, sempre que o setor público se depara com a necessidade de realizar aquisições e contratar serviços, deve fazê-lo por meio de licitação, seguindo o procedimento estabelecido pela legislação.

Entretanto, o processo licitatório é demorado, dispendioso e não oferece ao gestor público a economia e dinâmica necessárias para manter o setor de TIC, mais precisamente o parque de impressão, sempre nutrido com os equipamentos e serviços necessários ao seu bom funcionamento. Em decorrência disso, o que acaba por acontecer é o sucateamento da infraestrutura, dada as dificuldades de manutenção.

Como implementar o outsourcing de impressão no setor público?

Como dito, todas as aquisições e contratações de serviços feitas por entidades públicas, quando não é o caso de dispensa ou inexigibilidade, devem ser realizadas mediante o adequado processo licitatório.

Assim sendo, a contratação de um serviço de outsourcing de impressão também depende de licitação, em que será aberta a possibilidade de participação de diferentes fornecedores, observados os requisitos técnicos e níveis de serviços necessários para as demandas da repartição pública. 

O que é necessário para a implementação de um outsourcing?

No setor público, nem sempre existe todo o aparato necessário para a implantação do outsourcing, como acontece no setor privado. No entanto, ainda assim, o ideal é que o cliente tenha uma infraestrutura mínima de rede para que os equipamentos e softwares sejam instalados e possam operar adequadamente.

A depender do tamanho do parque e da quantidade de equipamentos, uma infraestrutura ainda mais robusta será exigida, pois o projeto é ainda mais complexo.

Como a Tecnoset pode auxiliar os setores públicos na incorporação desse modelo?

A Tecnoset, especializada em serviços de outsourcing de impressão, oferece ao cliente do setor público um alto nível de excelência em todos as etapas de implementação e utilização do sistema.

Com base no conhecimento adquirido na implantação de mais de 400 projetos de outsourcing para o setor público nos últimos 10 anos, a Tecnoset coloca à disposição do cliente uma gama de diferenciais que certamente tornarão a migração para o modelo de outsourcing uma estratégia altamente produtiva.

Para tanto, a empresa oferece uma alta capilaridade em seus serviços, atendendo diferentes regiões e capitais por meio de parceiros autorizados. Além disso, os preços são extremamente competitivos, dada a proximidade e facilidade de negociação da Tecnoset com fabricantes de equipamentos e insumos.

Por fim, são mais de 25 anos de experiência no mercado, atendendo todo território nacional com um portfólio variado de serviços e um know-how obtido a partir da instalação de mais de 40.000 equipamentos.

Então, quer ter todos as vantagens do outsourcing de impressão no setor público e todos os diferenciais da Tecnoset operando em favor do seu projeto? Entre em contato conosco e firme uma parceria de sucesso!