organizar documentos fisicos

A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em setembro de 2020. E, embora tenha sido pensada para o ambiente online, a LGPD não distingue documentos digitais de documentos físicos, o que significa que ambos devem cumprir as normas dispostas por ela.

Basicamente, a lei trata da proteção dos dados pessoais de qualquer cidadão que esteja em território brasileiro, buscando preservar a privacidade e garantindo ao indivíduo o controle sobre o uso das próprias informações.

Nesse contexto, a gestão de documentos foi diretamente afetada pela nova regulação, uma vez que qualquer falha nos protocolos de segurança pode sofrer sanções por parte do Governo Federal.

Assim, diante de um tema tão amplo e complexo, muitos gestores de empresas, que lidam diretamente com documentos, ainda tem dúvidas sobre quais tipos de dados entram no escopo da Lei de Proteção. Por isso preparamos este artigo para mostrar os principais pontos de atenção que as empresas devem ter na gestão de documentos.

Confira!

Os impactos da LGPD na gestão documental

Com a LGPD em vigor, quando o assunto é armazenamento de dados e organização de documentos, sejam digitais ou físicos, as organizações precisam avaliar tanto as informações guardadas quanto os riscos de violação da proteção desses dados.

Inclusive, um dos pontos abordados pela lei está no tempo de armazenamento dos dados, que só podem ser mantidos enquanto as informações forem relevantes. Desse modo, após um prazo estipulado, os dados devem sumariamente serem apagados.

Apesar disso, de acordo com a última edição do Varonis Global Data Risk Report, produzido pelo Varonis Data Lab, 53% das empresas têm mais de 1.000 arquivos expostos, 72% das pastas dessas empresas contém dados obsoletos e mais de 64% das empresas não sabem onde o conteúdo sensível está armazenado e nem tem controle de quem acessa essas informações.

Dessa forma, para se adequar à LGPD, é fundamental que as empresas localizem todas as informações e definam um controle de tempo de armazenamento dos dados. Em outras palavras, as empresas precisam criar processos de gestão documental muito bem organizados para não correrem risco de sofrer sanções por violar a legislação e devem dar especial atenção aos seguintes pontos:

  • Ciclo de vida dos dados;
  • Rastreamento das informações;
  • Automatização dos processos;
  • Controle da quantidade e armazenamento dos documentos físicos e digitais.

A LGPD e o cuidado redobrado com documentos físicos

Embora motivada pela quantidade de dados que circulam na internet, a LGPD não diferencia documentos digitais de documentos físicos, sejam impressos ou preenchidos manualmente.

Ambos precisam estar em conformidade com o estabelecido na legislação de acordo com o disposto no artigo 1º, que protege “os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade” das pessoas, inclusive nos meios digitais, mas não restritos somente a eles.

Na prática, isso significa que as organizações que fizerem mau uso das informações contidas em documentos impressos, também estão passíveis às mesmas penalidades que as empresas responsáveis por vazamentos ou comprometimento de dados na internet, podendo, inclusive, serem multadas com valores que atingem até R$ 50 milhões ou 2% do faturamento total do negócio.

A sanção pode ir ainda mais longe com a suspensão total ou parcial do banco de dados ou da atividade comercial, no caso da dependência do estabelecimento no banco de dados.

Ou seja, hoje a empresa precisa dar uma atenção especial a uma gestão documental eficiente que garanta a eliminação de riscos, tais como extravio de documentos, cópias em impressoras conectadas a rede Wi-Fi, armazenamento e descarte incorretos de documentos físicos.

Como a digitalização de documentos pode contribuir com a conformidade das empresas?

Não importa o segmento da empresa.  Lidar com dezenas de documentos físicos, todos os dias, não é uma tarefa fácil.  Já com a LGPD em vigor, é preciso ter ainda mais disciplina e organização para não cometer erros, infringir a lei e sofrer as punições previstas.

Para auxiliar em todo esse processo, as empresas podem contar com inovações tecnológicas como os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), uma solução que tem se destacado entre os gestores que visam digitalizar e armazenar virtualmente os documentos físicos da empresa, e, desse modo, agilizar todo o processo rotineiro da empresa.

Assim, com uma gestão documental eficiente e sistematizada, o armazenamento bem como a consulta online desses arquivos, favorece a segurança desses dados e garante um fluxo mais rápido nos processos internos.

Além disso, vale ressaltar que a digitalização de documentos é especialmente importante para as organizações que realizam um grande e contínuo número de operações que geram diversos registros que devem ser guardados e, muitas vezes, apresentados aos órgãos governamentais.

Em resumo, o investimento na Gestão Eletrônica de Documentos é uma forma de atender a todas as exigências da LGPD, garantindo segurança jurídica às atividades da empresa. Essa tecnologia permite armazenar e documentar os arquivos para consulta e envio de forma simples e rápida, atendendo aos requisitos legais.

Benefícios da digitalização de documentos nas empresas

Dentre as inúmeras vantagens da digitalização de documentos físicos, destacamos duas:

Segurança dos dados

Documentos físicos estão sujeitos a diversos vazamentos, devido ao fácil acesso de pessoas não autorizadas. Os papéis impressos também podem ser facilmente amassados ou rasgados, impossibilitando o seu uso, e até perdidos.

Já com um bom sistema de gestão de arquivos, a empresa dificilmente terá esses problemas, pois a segurança da informação é reforçada no sistema, inclusive, permitindo determinar que o acesso aos documentos seja realizado apenas pelo pessoal autorizado.

Além disso, o gestor ainda conta ainda com os backups, que permitem a cópia dos arquivos, evitando a perda de dados importantes.

Disponibilidade e flexibilidade

O foco de um bom sistema de gestão é a digitalização de documentos físicos para que assim, com apenas poucos cliques, os colaboradores tenham acesso fácil a esses arquivos.

A flexibilidade, principalmente nos investimentos, é outro benefício, já que a empresa não precisará mais manter estruturas físicas caras e robustas para armazenar documentos impressos.

Escolha um sistema de gestão documental seguro

É importante reforçar que a gestão documental é muito mais do que digitalizar os documentos. Ela consiste no controle e rastreio total da documentação de forma intuitiva e segura por meio de ferramentas de digitalização, classificação, indexação, visualização e distribuição controlada e segura, inclusive na eliminação no final de vida dos documentos.

Em suma, é um processo complexo para o qual é imprescindível uma solução de gestão documental robusta e segura, que diminua os riscos e facilite o trabalho, como o GED, um sistema de gestão que permite o controle de todos os arquivos digitalizados, que ainda reduz custos e tempo.

A Tecnoset possui uma solução GED que atende a todas as necessidades de sua empresa.  Com uma tecnologia inovadora, fornecemos o equipamento necessário para realização da digitalização dos documentos e oferecemos todo o suporte ao serviço.

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